Обязанности:
- регистрация входящей и исходящей документации в 1С-Документообороте, распределение по отделам компании;
- подготовка к отправке исходящей корреспонденции (оформление заказных писем, бандеролей, посылок, описей ценных писем, отправка экспресс-почты);
- прием и перенаправление входящих телефонных звонков;
- командировки: бронирование авиа/жд билетов, гостиниц, заказ такси;
- сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных генеральным директором, контроль исполнения поручений, заведение протоколов в программе 1С- Документооборот;
- ознакомление работников компании с нормативной и распорядительной документацией;
- проверка правильности оформления документов и отметок об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения и передачи в архив;
- обеспечение хранения документов в соответствии с нормами архивного дела, ведение архива;
- организация приема посетителей генерального директора, заместителей генерального директора (заказ пропусков, встреча, чай/кофе);
- ежемесячное составление отчётности для бухгалтерии по отправке исходящих писем;
- согласование и ведение договоров в 1С-Документооборот, 1С-Бухгалтерия;
- взаимодействие с контрагентами по вопросам предоставления счетов и закрывающих документов;
- участие в поздравительной работе (открытки, поздравления с днем рождения).
Требования:
- образование высшее;
- навыки делового общения, хорошее знание делопроизводства;
- грамотный русский язык;
- умение организовывать мероприятия (встречи, совещания, планерки и т.д.);
- уверенный пользователь ПК, Outlook, оргтехники;
- организационные навыки, ответственность, исполнительность, пунктуальность, доброжелательность;
- готовность к большим объемам работы и ненормированному рабочему дню;
- оперативное выполнение поставленных задач, высокая стрессоустойчивость;
- опыт работы не менее трех лет в крупных госкомпаниях, ОАО "РЖД", перевозочных компаниях в сфере жд транспорта, федеральных органах исполнительной власти.
Условия:
- График работы 5/2 с 8.30 до 17.30;
- Оформление по ТК РФ;
- Премии (квартальная, годовая);
- ДМС после испытательного срока, частичная компенсация фитнеса и другие льготы, предусмотренные локальными нормативными актами Компании;
- Работа в офисе БЦ "Квадрум" 92-км МКАД, г. Мытищи (от метро Медведково (в пути 10-15 минут), от жд станции «Перловская» (Ярославское направление) в пути 5-7 минут.
