Сотрудник секретариата управления делами

Обязанности:

В рамках работы с руководством компании:

1. Составлять и вести график рабочего дня руководства (встречи, переговоры, совещания):

• своевременно доводить до сведения участников встреч и совещаний о времени и месте проведения встреч и совещаний,
• организовывать встречи и совещания (подготавливать необходимые информационно-аналитические материалы).

2. Регулярно напоминать о предполагаемых встречах и переговорах;

3. Организовывать встречи:

• согласовывать время и место встреч,
• заказывать пропуска,
• собирать и подготавливать необходимые информационно-аналитические материалы для встреч,
• планировать и контролировать следующие встречи.

4. Организовывать проведение переговоров:

• согласовывать время;
• подготавливать телекоммуникационную технику;
• подготавливать необходимые материалы;
• планировать и контролировать следующие переговоры.

5. Организовывать совещания:

• согласовывать время и место,
• доводить до сведения всех участников информацию о времени и месте проведения совещания,
• собирать участников,
• вести и оформлять протоколы совещаний (Excel, Word),
• доводить до сведения участников совещаний итоговых решений и задач, принятых в ходе совещаний,
• контролировать исполнение итоговых решений и задач, принятых в ходе совещаний,

6. Документально оформлять решения руководства, доводить до сведения руководителей структурных подразделений компании распоряжений и решений руководства;

7. Контролировать исполнение решений руководства;

8. Подготавливать отчеты о выполнении поручений и решений руководства;

9. Выполнять поручения руководства:

• составлять аналитические и сводные таблицы и перечни (Excel),
• форматировать аналитические и сводные таблицы и перечни (Excel),
• регулярно вести аналитические и сводные таблицы и перечни (Excel),
• выводить на печать аналитические и сводные таблицы и перечни (Excel),
• составлять письма, запросы, тексты, самостоятельно, под диктовку, набором с рукописного текста (Word).

10. Обеспечивать рабочие места руководства необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие их эффективной работе;

11. Организовывать прием посетителей;

12. Организовывать чай/кофе, питание для руководства;

13. Заказывать, оформлять и покупать авиа, ж/д билеты, бронировать отели, резервировать столики в ресторанах.

В рамках работы с начальником и сотрудниками организационного отдела:

1. Работать с входящими документами (почта России, Outlook):

• регистрировать в единой базе данных,
• готовить на рассмотрение руководством,
• распределять по отделам,
• готовить проекты ответов авторам писем (в рамках своей компетенции),
• передавать входящие письма в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
• следить за своевременным исполнением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

2. Работать с исходящими документами:

• составлять письма, запросы в соответствующем стиле (в рамках своей компетенции),
• проверять на правильность оформления (бланк, шрифт, виза) проектов документов (письма, запросы, доверенности и иные документы), передаваемых на подпись руководству,
• готовить на подпись руководству письма, запросы, доверенности,
• регистрировать, отправлять адресату письма, запросы, доверенности (Outlook, нарочно).

3. Обеспечивать работу приемной руководства компании:

• заниматься поиском и анализом любой информации, людей, вещей, подарков, заказывать/покупать, организовывать доставки, работать с курьерами и т.д.,
• отвечать на телефонные звонки,
• предоставлять общую информацию по компетенции,
• записывать полученную информацию и доводить её до сведения руководства,
• встречать посетителей, предлагать чай/кофе, пирожные,
• организовывать заседания, совещания и мероприятия, проводимые руководством,
• организовывать и планировать деловые контакты, встречи и поездки руководства,
• подготавливать материалы для совещаний, вести и оформлять протоколы,
• готовить, оформлять, форматировать и брошюровать презентации (PowerPoint),
• документально оформлять решения руководства, доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства,
• контролировать исполнение решений руководства,
• принимать документы и личные заявления на подпись руководства,
• осуществлять контроль исполнения руководителями структурных подразделений изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства компании, взятых на контроль,
• копировать, сканировать документы,
• вести делопроизводство,
• формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность,
• обеспечивать наличие канцелярских принадлежностей в достаточном количестве и исправном состоянии в кабинетах руководства, переговорных, секретариате.

Требования:

Должен знать:

1. Информационно-коммуникационные технологии;
2. Источники информации: поисковые системы сети «Интернет», электронные базы данных;
3. Правила защиты конфиденциальной служебной информации;
4. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
5. Правила проведения контроля исполнения поручений руководства;
6. Правила составления и оформления документов;
7. Правила формирования и использования баз данных;
8. Системы электронного документооборота;
9. Технологию ведения контроля исполнения поручений руководства.

Должен уметь:

1. Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
2. Вести переговоры с партнерами;
3. Вести учет поручений руководства, требующих контроля по существу решения вопроса;
4. Излагать материал в логической последовательности;
5. Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководства;
6. Оформлять текст в соответствующем стиле;
7. Передавать информацию в систематизированном виде;
8. Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
9. Пользоваться системами электронного документооборота;
10. Производить литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения;
11. Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу;
12. Работать в режиме многозадачности;
13. Работать с большим объемом работы;
14. Работать с компьютером, использовать офисный пакет (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Adobe Acrobat);
15. Редактировать текст документов;
16. Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
17. Составлять аналитические отчеты и справки;
18. Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководства;
19. Составлять и оформлять протоколы совещаний и заседаний, готовить список участников, повестку дня и проекты итоговых документов;
20. Составлять и вести график рабочего дня руководства;
21. Четко и быстро принимать решения в процессе работы;
22. Уметь работать в команде;
23. Уметь определять приоритетность и очередность выполнения задач и эффективно распределять рабочее время;
24. Знание русского языка, грамотная устная и письменная речь, владение официально-деловым стилем в общении и переписке;
25. Уверенные навыки работы с офисным пакетом ПО (Word (высокая скорость печати), Excel (составление, форматирование таблиц), Outlook, PowerPoint);
26. Вежливость, отзывчивость, доброжелательность в общении;
27. Умение работать в команде;
28. Сообразительность, креативность;
29. Умение самостоятельно принимать решения и искать выход из сложных ситуаций;
30. Внимательность, умение работать в режиме многозадачности;
31. Стрессоустойчивость.

Условия:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы 5/2; с 8:00 до 17:00; с 11:00 до 20:00;
• Заработная плата на испытательный срок 80.000 рублей, после испытательного срока - 100.000 рублей;
• Возможны дополнительные премиальные выплаты.