Секретарь на ресепшен

Чем предстоит заниматься:

• Встреча посетителей, гостей и организация приема, сервисное сопровождение переговорных процессов (подготовка переговорных комнат, подача напитков);
• Внутренний и внешний документооборот (получение, распределение, регистрация, отправка, подготовка документов, отправка и сканирование документов), взаимодействие со структурными подразделениями компании;
• Работа с эл. почтой, документооборотом, подготовка ответов на письма и запросы;
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы административного отдела, обработка первичных документов;
• Прием почты от курьеров, заказ курьерских отправлений по городу и стране, такси, ресторанов;
• Помощь сотрудникам компании в организации административных вопросов, в том числе командированных сотрудников, при необходимости бронирование билетов для командировок и прочее;
• Отправка, получение почтовой корреспонденции (бумажной и электронной), курьерских отправлений, взаимодействие с почтой России;
• Прием сообщений для сотрудников офиса во время их отсутствия или невозможности вести телефонные переговоры;
• Внутренняя коммуникация в здании, прием заявок от сотрудников по техническому оснащению или неисправностям;
• Поиск требуемой информации в телефонной базе, в Интернете;
• Административная и информационная поддержка Руководства;
• Поддержание гостевых и общественных зон, переговорных комнат в надлежащем внешнем виде, заказ ТМЦ, офисных товаров, воды;
• Оформление пропусков для гостей и сотрудников компании;
• Помощь в организации мероприятий и переговоров в Корпорации, заказ кейтеринга, подготовка организаций приемов;
• Выполнение прочих поручений руководства в административной части;

• Составление баз данных в формате Excel (поручение\контроль\исполнение);

• Заказ, учет прихода и расхода канцтоваров и прочих ТМЦ

  - Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распорядительной документации и договоров при временном отсутствии специалиста, замещение

  - Составление и рассылка протоколов совещаний.

Требования:

• Профильное средне-специальное (гуманитарное) или высшее образование;
• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
• Проактивное мышление и инициативность, знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь, умение работать с клиентами;
• Опыт работы с оргтехникой, эл.почта, интернет;
• Уверенный пользователь Word, Excel, PowerPoint;
• Доброжелательность‚ выдержанность‚ внимательность, коммуникабельность, ответственность, вежливость;
• Презентабельный внешний вид, офисный стиль одежды;
• Знание английского или/и иных европейских языков приветствуется;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Хорошая память, грамотная речь, личностная зрелость.

Условия:

• Комфортные условия труда;
• Своевременная заработная плата;
• Работа в крупной, стабильной Корпорации,
• Оформление по ТК РФ, график работы 5\2;
• Удобное расположение офиса в центре Москвы, м. «Парк культуры»;
• Дружный коллектив и интересная работа.