Офис-менеджер / делопроизводитель

Обязанности:

- Документооборот, в том числе, электронный

• Получение и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения, передача документов на исполнение
• Учет прохождения документальных материалов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам
• Подготовка и отправление исполненной документации по адресатам
• Ведение учета получаемой документации в программе 1С Документооборот
• Подготовка и архивирование документов всех отделов компании
• Ведение реестра отправляемой документации
• Работа c курьерскими службами
• Отправление и получение писем в отделении Почты России
• Передача документов на исполнение
• Обновление информации по отчетам
• Подписание документов через ЭЦП
• Загрузка-выгрузка документов
• Отправка отчетов под контролем бухгалтера
• В рамках электронного документооборота курация вопросов выпуска/продления ЭЦП для руководства и сотрудников, оформление МЧД
• Обновление 1 С кабинета

Отслеживание счетов по таблице контрагентов-поставщиков

• Планирование оплат контрагентов, площадок, в соответствии с платежными днями
• Выставление счетов на оплату от контрагентов, контроль оплаты (хоз.часть, аренда, электронные площадки, иное)
• Запросы актов сверок и закрывающих документов от контрагентов

Решение оперативных вопросов

- Прием и перераспределение телефонных звонков

- Пропускной режим, встреча гостей, оформление заявки на пропуск гостей

- Взаимодействие со службами тех.поддержки

- Заказ визиток

- Сопровождение командировок

- Помощь в подготовке тендерной документации

- Контроль интернет-сайтов (домены, конструктор сайтов Tilda) и др

- Взаимодействие с арендодателями

- Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ хоз. и канц. товаров, воды.

- Поддержка порядка в офисе, в т.ч. взаимодействие со службой уборки

- Рассылка информационных писем сотрудникам

Организация поздравлений партнеров в праздники и дни рождения

- Выбор подарков для клиентов

- Заказ

- Отслеживание производства и первичной документации

- Организация вручения

Требования:

• Знание документооборота
• Уверенный пользователь ПК и компьютерных программ: Excel, Outlook
• Владение орг.техникой
• Знание 1С Документооборот
• Опыт работы офис-менеджером/ делопроизводителем от 3 лет
• Личные качества: высокая коммуникабельность, внимательность и аккуратность при работе с документами; активность и работоспособность; доброжелательность в отношении с коллегами; умение организовывать свою работу; готовность к работе в режиме многозадачности, развитые коммуникативные навыки, ответственный подход к работе

• Условия:
• Комфортабельный офис БЦ в шаговой доступности от метро Октябрьское Поле/МЦК Зорге;
• Оформление по ТК РФ, соц. пакет;
• Работа в дружной, позитивной, сплоченной команде профессионалов;
• График работы 5/2 (выходные суббота и воскресенье) с 09.00/10.00 до 18.00/19.00, пятница сокращенный рабочий день - 16.45/17.45