Офис-менеджер

Обязанности:

1. Ведение реестров компании (регистрация различного типа документации: письма, приказы, договоры, доверенности и др.) При использовании ELMA365/ NEXTCLOUD (и иных сервисов хранения информации).
2. Ведение бумажного и электронного архива компании (Договора, Приказы, Документы по закупкам, Доверенности, Корреспонденция): создание папок, внесение документации, актуализация идентичности электронного и бумажного архивов При использовании ELMA365/ NEXTCLOUD (и иных сервисов хранения информации) + бумажный архив.
3. Ведение контрольно-пропускного режима: - проверка сгенерированных СЗ в ЕЛМА365 (по заявкам сотрудников) для отправки в СБ Арендодателя (отправка автоматическая). -Взаимодействие с сотрудниками СБ по срочным вопросам. -Оформление/аннуляция постоянных пропусков на сотрудников компании.
4. Получение, отправка (по необходимости) почтовой корреспонденции с ОПС, взаимодействие с АО Почта России по закрывающим документам и оплатам.
5. Оформление заявок на вызов курьеров (для отправки документов и грузов) по адресу компании или по адресу поставщиков, контроль доставки документации и грузов. Взаимодействие по закрывающим документам и оплатам.
6. Travel поддержка командируемых сотрудников: поиск гостиниц и авиабилетов, взаимодействие с Travel агентством по поиску и бронированию билетов и проживания сотрудников. Отправка заявок (при их отсутствии, заполнение за сотрудника самостоятельно). Согласование полученных предложений по услугам с сотрудниками (учитывая нормы возмещения и лимиты установленные в компании). Взаимодействие с Travel агентством по закрывающим документам и оплатам.
7. По командировкам ГД: запуск заявок в ЕЛМА365, сбор документации по итогу командирования для представления бухгалтеру в целях оформления авансового отчета (авансовый отчёт составляет бухгалтер).
8. Подготовка Договорных документов, Приказов, ЛНА и т.д. к подписанию у ГД: прошивание документа, распечатывание листа согласования.
9. Обеспечение жизнедеятельности Московского офиса: - По заявкам сотрудников (в свободной форме) – закупка канцелярии, бумаги, заправка картриджей на МФУ, закупка иных услуг по просьбе сотрудников. Все закупки товаров и услуг осуществляются с исполнением закупочной процедуры и оформлением соответствующей документации. Совместно с коллегами оформление данных док-ов по шаблону. -Взаимодействие с АХО Арендодателя, по хозяйственным вопросам (пример: оформить заявку на получение доп. мебели/для новых сотрудников, оформить заявку на ремонт двери и т.д.).

Требования:

• Опыт работы со схожим функционалом (или опыт работы с документами)
• Грамотная письменная и устная речь
• Уверенный пользователь (хорошее владение): - пакета MS Office; - разными браузерами; - ПО использующегося в офисной работе (WinRar, Adobe Reader и др.); - оргтехникой (принтер, сканер).
• желание обучатся и работать в Электронных системах, применяемых работодателем;
• умение работать в команде, коммуникабельность;
• инициатива и лидирующая позиция приветствуется.

Условия:

• график работы гибридный: нахождение в офисе 1-3 дня (по необходимости), остальное время удалено. Время работы: 4 часа в день с понедельника- по пятницу (20 часов в неделю).
• Оформление по Договору ГПХ.
• Возможность стать частью команды нового значимого проекта;
• Дружелюбная атмосфера и открытая корпоративная культура.