улица Адмирала Фадеева 48
Уважаемые кандидаты, пожалуйста, внимательно прочитайте объявление!
Что необходимо делать:
- контроль исполнения поставленных поручений;
- составление и оформление официальных писем/ приказов/ справок/ ответы на запросы и пр.;
- проверка документов, которые поступают на подпись первым лицам компании;
- travel-поддержка руководства и сотрудников офиса (заказ билетов авиа/ железнодорожных, бронирование отелей/ заказ трансфера)
- ведение делопроизводства (регистрация/ перераспределение входящей/ исходящей документации по разным каналам связи (электронная почта/ почта России/ экспресс почта));
- распределение документов для последующей архивации и хранения;
- организация и подготовка совещаний, встреч, переговоров руководства;
- прием и распределение входящих звонков (мини-АТС);
- работа с оргтехникой;
- решение всех административно-хозяйственных вопросов офиса (заказ канцелярии/ полиграфической продукции/ воды/ обедов/ продуктов и пр.);
- организация корпоративных праздников;
- сопровождение ВКС (Skype/ Zoom/ Duo) -, подготовка заседаний, совещаний (в том числе сбор и подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте их проведения, повестке дня, осуществление регистрации участников);
- взаимодействие с бухгалтерией в части первичных документах;
- работа с базой договоров (регистрация и рассылка);
- выполнение работы по подготовке совещаний, оповещение участников;
- поддержание связи с другими руководителями подразделений компании;
- напоминание о днях рождений партнеров и коллег;
- поиск подрядчиков( мастер на час, курьер, интернет провайдеров и т.п.);
- контроль оформления (пропусков), согласование встреч с партнерами и прием (для посетителей, автомобилей);
- координация взаимодействия с партнерами и их представителями, ведение деловой переписки, контроль получения обратной связи;
- активная работа с корпоративными чатами в WhatsАpp/Viber/ (рассылка информации по направлению деятельности руководителям подразделений);
- быстрое и качественное решение задач любой сложности;
- обязательный контроль исполнительной дисциплины подразделений и отделов;
- выстраивание работы секретариата офиса: постановка задач, распределение обязанностей, расстановка приоритетов, контроль обслуживающего персонала (мастер чистоты)
