Обязанности:
* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.
* Выполнение поручений руководителя.
* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.
* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.
* Ведение документооборота, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов.
* Оформление служебных командировок для руководителя.
* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.
* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.
* Работа в электронной системе документооборота
* Заказ и оформление пропусков, прием и встреча гостей
* Хозяйственное обеспечение приемной.
* Прием и обработка входящих звонков
* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).
* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.
* Поиск информации (необходимой) для руководства
* Отслеживание и напоминание руководству о важных датах сотрудников организации и деловых партнерах.
* Чай, кофе для руководства.
* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы).
* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
* Контроль выполнения поручений выданных руководителем.
* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
* Выполняет работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы совещаний.
