Администратор/Офис-менеджер

Обязанности:

Работа по следующим направлениям:

• Административно-хозяйственное обеспечение деятельности;
• Ведение документооборота, приём и отправка корреспонденции;
• Обработка входящих звонков на городской телефон и сообщений на адрес электронной почты info.
• Организация представительских мероприятий.

Состав работ:

• Ведение (обработка, учёт, доведение до исполнителей, контроль исполнения, брошюровка, составление реестров, хранение, архивирование) внутреннего документооборота в части входящей, исходящей корреспонденции, служебных записок, приказов по основной деятельности в электронном виде и на бумажных носителях.
• Заказ пропусков в офисы для посетителей и автотранспорта.
• Организация отправки и получения корреспонденции в почтовых отделениях Почты России и посредством курьерских компаний.
• Приём и диспетчеризация поступающих телефонных звонков на городской номер, фиксация и передача сообщений исполнителям о поступивших звонках.
• Приём, обработка и контроль сообщений электронной почты на адрес info.
• Обработка потребностей, заказ и распределение мебели, товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) и хозяйственных принадлежностей.
• Сопровождение договоров аренды помещений в части контроля закрытия актами, и своевременности оплаты.
• Поддержка переездов во вновь арендуемые офисы.
• Сопровождение ремонта помещений, обслуживания и ремонта кулеров, кондиционеров, бытовых приборов и оборудования.
• Организация кофе-брейков и представительских мероприятий.
• Заказ полиграфической и печатной продукции.
• Поручения руководства.

Требования:

• Уверенный пользователь ПЭВМ и пакета программ MS Office.
• Знание офисной техники.
• Отличное владение правилами русского языка и делового общения.
• Грамотная речь, письмо и умение излагать свои мысли.
• Знание основной номенклатуры канцелярских и хозяйственных принадлежностей.