Офис-менеджер

Обязанности:

1. Организация офисной работы:

• Обеспечение бесперебойной работы офиса.
• Управление материально-техническим обеспечением (закупка канцелярских товаров, офисной мебели, расходных материалов и т.д.).
• 2. Административная поддержка:
• Подготовка и обработка документов, ведение внутренней документации.
• Ведение делопроизводства, регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Помощь в подготовке отчетов, презентаций, писем.
• 3. Взаимодействие с сотрудниками и внешними партнерами: - Координация взаимодействия между различными отделами. - Организация встреч, переговоров, и командировок. - Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и клиентами по вопросам офиса.
• 4. Координация и управление ресурсами:
• Организация рабочих мест для сотрудников (мебель, техника, доступы).
• Контроль за соблюдением правил порядка в офисе.
• 5. Ведение финансовых и учетных операций:
• Ведение учета расходов на хозяйственные нужды.
• Составление и контроль за бюджетом офиса.
• 6. Управление персоналом:
• Поддержка процессов подбора персонала.
• Введение новых сотрудников в коллектив, сопровождение адаптации.
• 7. Техническая поддержка:
• Работа с офисной техникой (ПК, МФУ и прочее).
• Обеспечение IT-поддержки или координация ее со специалистами.

Требования:

• 1. Образование:
• Высшее или среднее профессиональное образование (желательно по направлению управления, делопроизводства, лингвистики и др.).
• Курсы по офисному менеджменту, делопроизводству, управлению персоналом могут быть преимуществом.
• 2. Опыт работы:
• Предпочтителен опыт работы в административной сфере или аналогичной должности (офис-менеджером, секретарем, административным помощником).
• 3. Знания и навыки:
• - Уверенное использование Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) или аналогов (Google Workspace).
• Работа с электронными таблицами, создание и ведение отчетов, баз данных.
• Навыки работы с документацией: ведение, учет, архивирование.
• Навыки работы с оргтехникой и знания в IT (базовые) приветствуются.
• Знание и умение работать с системами электронного документооборота и архивирования документов.
• Навыки интернет-серфинга, умение находить информацию в сети, работать с поисковыми системами.
• Использование мессенджеров, корпоративных чатов и других платформ для коммуникации.
• Основы работы с защитой данных, соблюдение норм безопасности и конфиденциальности.
• Подготовка оборудования для проведения видеоконференций и презентаций, использование программ для ВКС (Zoom, GoogleMeet и пр.).
• 4. Личностные качества:
• Организованность и внимательность к деталям.
• Умение работать в многозадачном режиме и расставлять приоритеты.
• Коммуникабельность, вежливость и умение находить общий язык с людьми.
• 5. Дополнительные требования: - Знание иностранных языков (особенно английского) является преимуществом. - Умение вести переговоры и взаимодействовать с поставщиками/контрагентами. - Навыки тайм-менеджмента. - Желание и способность быстро обучаться новым навыкам и технологиям.

Условия:

• Конкурентоспособная заработная плата. (от 80000 руб - окладная часть); • Премии и бонусы по результатам работы; • Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ; • Социальный пакет (оплачиваемый отпуск, больничные); • Возможности для профессионального роста и развития; • Дружный коллектив и комфортные условия труда; • Социальный пакет (ДМС, корпоративные мероприятия).