Старший специалист на ресепшен

Обязанности:

• Заказ цветов, заказ такси, организация кофе-брейков, заказ визитных карт, заказ пропусков, организация паркинга и т.д.
• Обработка входящих телефонных звонков, поступающих в компанию, предоставление информации сотрудникам компании о предоставляемых сервисах.
• Оказание услуг сотрудникам компании по бронированию переговорных комнат, контроль бронирования ключевых переговорных.
• Контроль работоспособности банкоматов на территории офиса, своевременное информирование технической службы Банка о неисправности.
• отправка корреспонденции офиса адресатам с помощью штатных курьеров и почтовой службы.
• Организация и контроль заведения оплат в программе SAP счетов контрагентов подразделения (кофе-брейки, курьерские компании, почтовые службы и др.).
• Организация и контроль сверок с контрагентами подразделения, ежемесячный анализ счетов, своевременное заведение резервов, предоставление документов в рамках проверок, контроль авансовых платежей подразделения.
• Проведение устных и письменных коммуникаций с контрагентами по вопросам оплат (кредиторской и дебиторской задолженности).
• Составление авансовых отчетов по курьерским проездным, сдача и контроль проведения.
• Обработка заявок, поступивших от Бизнеса в системе SAP ERP, по запросу первичных банковских документов в банках-партнерах, полная консолидация данных запросов (направление запросов в банки на предоставление п/п, отклонение запросов Бизнеса).
• Обработка писем, поступающих на ресурс Payments treasury по заказу платежных поручений в обслуживающих компанию банках.
• Получение документов из банков и предоставление их подразделениям и торговым сетям Х5 Group.
• Заведение в системе электронного документооборота (СЭД) доверенностей на внутренних курьеров и курьеров подрядчика, исходящей корреспонденции, распоряжений, требований, в рамках ответственности подразделения, хранение и своевременное продление документов.

Требования:

• Высшее образование, неоконченное высшее;
• Опыт работы не менее 1 года секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель;
• Внимательность;
• Коммуникативные навыки;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Владение пакетом MS Office (Excel), SAP (как плюс),СЭД (как плюс);

Условия:

• Фиксированный оклад + годовая премия;
• Пакет ДМС (включая стоматологию) + страхование жизни;
• Оформление по ТК РФ;
• График работы 5/2 - с 09.00 до 18.15, пт - до 17.00
• Сопровождение и помощь на этапе ввода в должность;
• Расположение офиса: г. Москва, ул. Средняя Калитниковская, 28 строение 4