Координатора Управления по капитальному строительству и эксплуатации

Компания - международный бренд, представляющий в России сеть заправочных станций в поиске Координатора управления по капитальному строительству и эксплуатации.

Функционал:

• Ведение реестра договорной документации, в том числе: ведение реестра договоров со статусом «на подписание», отслеживание статуса подписания контрактов, внесение в реестр сумм, сотрудников и дат, отправка подписанных документов контрагентам.
• Взаимодействие с подрядными организациями и внешними контрагентами, ведение документооборота и реестра отправок.
• Сопровождение проектных инженеров по получению закрывающих документов, организация подписания актов и накладных, передача документов в оплату, контроль подписания документов в ЭДО и своевременности оплат.
• Ведение реестра гарантийных удержаний. Формирование таблицы с гарантийными удержаниями из оплат в учетной системе, уведомление сотрудников о нужных сведениях для оплат гарантийных удержаний.
• Архивация контрактной документации, как в электронном виде, так и физическая передача в архив.
• Организация встреч для отдела (в т.ч. смежных отделов). Ведение и архивация протоколов встреч.
• Обработка и распределение входящей и исходящей корреспонденции на ежедневной основе.
• Сбор информационных данных для внутренних и внешних аудитов.
• Поддержка в подготовке писем в государственные контролирующие органы.
• Организация приема посетителей офиса.
• Поддержка по оформлению авансовых отчетов сотрудников Управления по капитальному строительству и эксплуатации/
• Взаимодействие со смежными Управлениями в рамках выполняемых обязанностей.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы ассистентом или координатором проекта.
• Опыт организации документооборота.
• Опыт подготовки и организации совещаний.
• Развитые навыки деловой переписки.
• Знание основ документооборота.
• Уверенный пользователь ПК – офисный пакет программ, почтовые сервисы, 1С, Контур Диадок – как преимущество.
• Высокая степень ответственности и дисциплинированности в работе, скрупулёзность с документами.

Условия:

• Оформление по ТК РФ по системе аутсорсинг, срочный трудовой договор.
• Заработную плату обсуждаем на встрече с успешными кандидатами; зп формируется из оклада, годовой премии; компенсация занятий спортом.
• ДМС после прохождения испытательного срока.
• Офисный формат работы 5/2 с 9 до 18, удаленный день по индивидуальному согласованию.
• Офис в пешеходной доступности м. Белорусская.