Личный / Бизнес ассистент руководителя

В компанию, которая занимается продакшном крупнейших шоу и созданием топовых медиа мероприятий в стране, требуется личный / бизнес ассистент руководителя.

ОБЯЗАННОСТИ:

Бизнес блок |

• Ведение календаря руководителя (Google Calendar - рабочие / личные задачи, напоминание, согласование и подтверждение времени встреч);
• Организация встреч и совещаний как онлайн Zоom, Google Meet, Telemost, так и офлайн;
• Контроль выполнения поставленных задач и поручений сотрудникам и соблюдение дедлайнов, качества, промежуточных результатов;
• Поиск информации, анализ и ее систематизация, подготовка аналитической информации по запросам (Допустимо при использовании Chat GPT или Deepseek);
• Планирование и координация рабочего дня, организация встреч и переговоров, подготовка материалов к ним;
• Поддержка отношений с клиентами и партнерами, переписка с ними;
• Создание презентаций и подготовка материалов;
• Сопровождение руководителя на деловых встречах и их протоколирование;
• Встреча гостей офиса, создание комфортной атмосферы;
• Навыки ведения деловой переписки и переговоров;
• Активный поиск новых клиентов и проектов для сотрудничества. Постоянное обновление базы потенциальных заказчиков и контроль отдела продаж и рассылок;
• Курирование проектов на этапах планирования и реализации;
• Найм и подбор персонала, дальнейший онбординг;
• Сопровождение на проектах и съемках;
• Участие в бизнес-процессах;
• Структуризация и систематизация работы сотрудников и компании;
• Организация обеспечения жизнедеятельности офиса;
• Контроль чистоты и наполненности личного кабинета руководителя;
• Взаимодействие с отделом бухгалтерии;
• Поиск исполнителей в сжатые сроки

Личный блок |

• Поддержка руководителя 24/7;
• Полная административная и организационная поддержка руководителя;
• Выполнение личных поручений руководителя (Покупки, быт, брони заведений)
• Travel поддержка (бронирование гостиниц, покупка билетов, организация деловых и личных поездок);
• Запись к специалистам, врачам;

ТРЕБОВАНИЯ:

• Опыт работы на аналогичной должности не менее 2 лет
• Навыки ведения деловой переписки и переговоров
• Частый выезд в викенд на проекты.
• Умение организовывать задачи и управлять своим временем
• Отличное владение продуктами MS Office
• Грамотная устная и письменная речь
• Инициативность, ответственность и умение работать в многозадачном режиме

ПРИВЕТСТВУЕТСЯ:

• Знание программ: Битрикс24, Trello и обучение новых сотрудников
• Базовое знание Chat GPT / Deepseek
• Составление договоров и смет
• Ведение счетов по оплате от Клиентов и субподрядчиков/контрагентов
• Опыт оплаты счетов, работа с платежными документами;
• Ведение базы контактов и CRM;
• Ведение соц. сетей. Достаточная экспертиза для анализа работы smm / content отдела.
• Ведение электронного и бумажного документооборота

​МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• График работы 5/2 (офис), с обязательной готовностью быть на связи в выходные дни.
• Обучение за счёт компании
• Участие в масштабных и интересных проектах
• Возможность профессионального и финансового роста
• Уютный лофт-офис на м. ул. 1905 года
• Атмосфера стартап-агентства, где твое мнение важно и предложения могут, и будут реализованы; Участие в росте большой компании с раннего этапа.

Почему с нами интересно?

Мы работаем над уникальными проектами в сфере мероприятий и предоставляем возможность развития в одной из самых динамичных индустрий. У вас будет шанс участвовать в масштабных и многозадачных проектах, взаимодействовать с профессионалами высокого уровня и расти вместе с нами!

Если вы готовы развиваться 24/7, стать частью быстрорастущей компании, где ваш рост и положение зависит только от вашей целеустремленности и количества приложенных сил для реализации этого – вэлком.