Личный ассистент с функциями офис-менеджера

Обязанности:

• организация рабочего процесса: ведение расписания директора, планирование встреч и командировок, подготовка и обработка документации;

• организация офисной деятельности: обеспечение порядка и чистоты, своевременный вызов уборщиц и контроль их работы, заказ канцелярских товаров, расходных материалов;

• координация командировок и их финансовый учет: планирование и организация поездок сотрудников, подготовка документации, контроль за расходами на командировки и офисные нужды и подготовка отчетов;

• административная поддержка: ведение входящей и исходящей корреспонденции, организация встреч, совещаний и мероприятий;

• коммуникация с сотрудниками, партнерами;

• сопровождение ремонтов помещений: контроль работы конструкторского бюро.

Требования:

• знание делового этикета и владение навыком деловой переписки;
• уверенное владение пакетом офисных программ MS Office
• умение работать в команде и взаимодействовать с людьми;
• любовь к порядку и чистоте;
• ответственность, коммуникабельность, вежливость, стрессоустойчивость;
• понимание и желание вникать в деловой процесс;
• оконченное высшее образование;
• опыт организации поездок и работы с travel-сервисами будет преимуществом;
• знание английского языка на уровне не ниже Intermediate (для общения с иностранными партнерами и в процессе организации поездок).

Условия:

• оформление по ТК РФ с первого рабочего дня;

• премии по результатам работы;

• полис ДМС через 2 года работы;
• ежегодный оплачиваемый отпуск 28 дней;
• ИТМО – первый неклассический университет в ТОП-100 рейтинга работодателей;
• более 30 внутренних курсов повышения квалификации;
• возможность проходить внешнее обучение за счет работодателя;
• несколько иностранных языков для бесплатного изучения с сертифицированными преподавателями и носителями;
• комфортные и технологичные пространства для работы: оборудованные кабинеты, 8 коворкингов в разных корпусах и тихие переговорные, а также арт-коворкинг для релаксации, отдыха и обучения;
• заботливые коллеги, знающие толк в экологичных коммуникациях;
• система адаптации с индивидуальными наставниками;
• доступ к библиотечному фонду ИТМО, а также бесплатный доступ к платформе “ЛитРес: библиотека” и к библиотеке “Alpina Digital”;
• бесплатные регулярные и разовые сеансы у корпоративных психологов и коучей;
• современная столовая для сотрудников и студентов с вкусными обедами по 200-300 рублей;
• скидки на фирменный мерч в ITMO.Store и скидки от партнеров ИТМО (кафе, рестораны, спортивные залы, медицинские услуги);
• льготное (периодически бесплатное) посещение театров, музеев и концертных площадок города;
• развитая культура Well-being: баланс работы и личной жизни, забота о здоровье и благополучии, корпоративный спорт, популяризация экологических инициатив;
• спортивно-оздоровительная база в Ягодном на берегу озера в сосновом лесу с бюджетным размещением в комфортных домах;
• мероприятия для сотрудников: лекции с представителями науки, бизнеса и медицины, спортивные мероприятия, дни донора, праздники и корпоративы;
• научно-образовательные коллаборации с Газпромом, Т-Банком, Сбером, Яндексом.