Офис-менеджер

В дружный коллектив инжиниринговой компании требуется офис-менеджер.

Обязанности:

- Ведение реестра документов;

- Выполнение деловых и личных поручений руководителя;

- Хранение и сортировка документов;

- Организация командировок руководителя и работников, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.;

- Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.);

- Прием и распределение входящих звонков; Регистрация в CRM системе;

- Прием и регистрация корреспонденции, распределение по структурным подразделениям;

- Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение до них всей необходимой информации от Генерального директора и Гл. бухгалтера, а также доведение распоряжений и приказов до сотрудников;

- Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, продуктов, канцелярских товаров, мебели и тд.);

- Поддержание чистоты на рабочем месте, кухне и переговорной комнате;

- Уход за цветами в офисе;

- Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

-Планирование бюджета корпоративных мероприятий и сувенирной продукции (заказ и предоставление). Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.;

- Частичное выполнение обязанностей курьера (обмен деловой корреспонденции с контрагентами, заказчиками), прием/отправка писем на почте России;

- Прием и отправка эл.писем; формирование простых ответов заказчикам о стоимости и сроках, запись на встречи;

- Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителем; Ведение графика отпусков;

-Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками компании; Подача кофе для Генерального директора и гостей;

- Участие в общих собраниях и совещаниях;

Требования

• Опыт работы в 1С , Битрикс 24 будет вашим преимуществом;
• Ведение сайта компании и соц. сетей (размещение актуальных фото строительства, новостей и тд) будет вашим преимуществом;
• Знание ПК, офисных программ, мессенджеров, средств связи (зум и пр.), умение работать в Excel;
• Умение работать с офисной техникой - сканирование, копирование;
• Внимательность‚ аккуратность, ответственность, коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь, вежливость, доброжелательность и позитивное настроение, нацеленное на создание в коллективе благоприятного микроклимата;