Секретарь руководителя

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности предприятия.
• Прием телефонных звонков
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство (инструкции, приказы, письма)
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы предприятия. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководства составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивает предприятие необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе.
• Печатает по указанию руководства служебные материалы, необходимые для работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Осуществляет поиск, просмотр резюме, для потенциальных сотрудников
• Выполнение, в том числе и личных поручений руководителей: помощь в решении нестандартных задач, сбор материалов, проведение аналитики, поиск и систематизация информации.
• Контроль чистоты и порядка в офисе Компании
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Выполняет отдельные служебные поручения руководства.

Требования:

• Внимательность, пунктуальность
• Доброжелательность, коммуникабельность
• Системное аналитическое мышление
• Компьютерная грамотность,
• Умение работать с большими объёмами документов
• Умение искать необходимую информацию
• Четкость в выполнении поставленных задач

• Кандидат должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
• положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• устав предприятия;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• правила эксплуатации компьютерной и офисной техники;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

Условия:

• Полная занятость, оформление по ТК.
• Работа в Приморском районе, у м. Черная речка