Офис-менеджер с функциями личного помощника

Global Invest Solutions – быстроразвивающаяся частная инвестиционная компания, ориентированная на вложения в коммерческую недвижимость для сетевых арендаторов street retail ( выкуп коммерческой недвижимости с торгов по банкротству ( 127-ФЗ) у юридических лиц)с последующей сдачей в аренду или продажей активов.

Формируем сплоченную команду молодых и харизматичных специалистов с отличным багажом теоретических и практических знаний, нацеленную на общую эффективность и финансовый результат. Мы готовы вкладываться в обучение и развивать всех наших специалистов!

На данный момент в нашей энергичной и молодой команде , всего 18 человек, но мы растем. Средний возраст наших сотрудников 25-28 лет.

Ищем ответственную, энергичную, а так же обладающую высокой грамотностью ( письменной и устной) хозяйку нашего офиса!

Обязанности:

• Полная координация рабочих процессов руководителя;
• Ведение календаря ( Тайм-менеджмент), напоминание о всех запланированных мероприятиях и встречах руководителю, подготовка всей необходимой документации и материалов для выездных встреч руководителя;
• Организация и координация всех встреч и совещаний ( офисных, выездных);
• Составление и ведение журнала входящей и исходящей документации;
• Составление внутренней документации ( письма, запросы, договора и тд), контроль ее исполнения;
• Проверка поступающей документации ( орфография, пунктуация, правильность оформления);
• Поддержание актуальной базы контрагентов (арендаторов помещений);
• Ведение реестра договоров аренды и доп соглашений, контроль изменений условий договоров и доп соглашений;
• Работа с объектами коммерческой недвижимости ( коммуникация с арендаторами, контроль заезда и выезда арендаторов, запрос показаний ЖКХ с арендаторов, решение вопросов по обслуживанию помещений( электрика, сантехника, мелкий косметический ремонт), направление штатного инженера;
• Поиск, анализ и структурирование информации, подготовка презентаций, по запросу руководителя;
• Подача пакета документов на участие в электронных торгах для выкупа коммерческой недвижимости ( проводится внутреннее обучение);
• Выполнение личных поручений руководителя ( планирование и контроль бюджетных средств, для обеспечения жизнедеятельности офиса, оплата счетов ЖКХ, организация питания руководителя, запись к нотариусам, врачам, в салон и тд., поиск и заказ подарков, бронирование ресторанов, отправка посылок, Trevel-поддержка и т.д.);
• Чай/ кофе руководителю и его гостям;
• Обеспечение всем необходимым кабинет руководителя, контроль за чистотой;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса ( заказ мебели, оргтехники, канцелярии, воды, чая/ кофе, расходных материалов для оргтехники, контроль исправной работы оргтехники), контроль уборки офиса, решение вопросов по мелкому ремонту офиса;
• Контроль трудовой дисциплины сотрудников ( приход/ уход, отгулы, болезнь, отпуска), ведение табеля учета рабочего времени.
• Контроль и оплата корпоративной мобильной связи сотрудников;
• Организация корпоративных мероприятий и поздравлений сотрудников, ведения календаря дней рождений и важных дат для компании.

Требования:

• Опыт работы офис -менеджером, с функциями личного помощника руководителя не менее 2 х лет;
• Опыт работы в компаниях занимающихся арендой и продажей коммерческой недвижимости, будет огромным плюсом;
• Высокая грамотность : устная / письменная ( будет проводиться проверка тестированием);
• Умение работать с цифрами и расчетами;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Высокая степень стрессоустойчивости;
• Отличные знание Word/Excel, 1 С, графические редакторы;
• Готовность быть на связи в не рабочее время;
• Деловой стиль одежды;
• Высшее образование ( экономика/ финансы/ менеджмент/лингвистика)

Условия:

• УРОВЕНЬ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, ОБСУЖДАЕТСЯ НА СОБЕСЕДОВАНИИ ИНДИВИДУАЛЬНО, ЗАВИСИТ ОТ ОПЫТА И НАВЫКОВ КАНДИДАТА.
• Официальное оформление по ТК РФ( возможно оформление по ГПХ ил СЗ);
• График работы 5/2 с 10 до 19 ( возможны редкие задержки);

• Выплата з/п 2 раза в месяц , строго без задержек;

• Испытательный срок - 2 месяца, после, возможно увеличение уровня з/п в зависимости от показателей эффективности работы;

• Оборудованное рабочее место и рабочий телефон с корпоративной связью;
• Уютный офис, в 5 м от м. Пушкинская, Чеховская, Тверская