Помощник руководителя

ООО “МТ Машинери” – торгово-сервисная компания, поставщик современного металлообрабатывающего оборудования. Компания создана командой профессионалов, работающих на рынке машиностроительного оборудования более 25 лет. Открываем вакансию на позицию Помощник руководителя.

Обязанности:

• Полная административная поддержка Генерального и Исполнительного директоров компании (тревел-поддержка: заказ билетов за рубеж, визовое сопровождение, заказ авиабилетов, организация проходов в VIP-зону, заказ ЖД билетов, гостиниц, трансфера, пропусков, формирование отчетности (авансовые отчеты) по расходам, выполнение личных поручений). Готовность быть на связи с руководителем 24/7;
• Ведение и оптимизация календаря руководителей, напоминание, контроль событий, встреч, звонков;
• Прием звонков, ведение деловой переписки, владение навыками пользования оргтехникой;
• Работа в системе Битрикс24 . Создание бизнес-задач в битрикс24 и отслеживание их выполнения сотрудниками компании;
• Деловая переписка с партнерами и клиентами компании;
• Предоставление клиентам необходимой документации и запрос документов для бухгалтерии;
• Организация встреч, переговоров, мероприятий (приглашение участников, информирование, сбор), протоколирование совещаний;
• Поддержание жизнедеятельности офиса, организация питания директоров;
• Управление и взаимодействие с курьерами, контроль исполнения поставленных задач;
• Взаимодействие с подрядными организациями при подготовке сувенирной продукции и рекламно-информационных материалов;
• Подбор информационных и справочных материалов по запросу, подготовка презентаций;
• Ведение базы контактов руководителя и поддержание ее в актуальном состоянии;
• Представление интересов руководителя в различных учреждениях и организациях;
• Оплата счетов, контроль и учет ежемесячных расходов;
• Участие в профильных выставках, отраслевых мероприятиях, помощь в их подготовке и проведении.

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности от 3-х лет;
• Обязателен опыт в тревел-поддержке (дальнее зарубежье, Европа, Китай, страны СНГ, РФ);
• Готовность быть на связи (телефон, мессенджеры) с руководителем 24/7;
• Аналитические навыки: помощник руководителя анализирует узкие места и неэффективные процессы и может предложить, как их упростить или улучшить;

• Высокая степень ответственности и организованности. Умение организовать не только свою работу, но и работу коллег;

• Уверенный пользователь офисных программ, эффективное использование диджитал инструментов для планирования и реализации задач;

• Коммуникабельность. Умение находить общий язык с людьми и договориться с кем угодно о чём угодно (как в устной форме, так и в переписке);

• Гибкость, как мышления, так и поведения в коммуникациях разного уровня (от работника склада до собственника бизнеса);

• Системность, собранность, комфортное нахождение в режиме многозадачности. Высокая степень самоорганизованности. Это когда в день 24 разных задачи и ни одна не остается не выполненной.

Условия:

• Работа в стабильной и динамично развивающейся компании с 8-летней историей успеха;

• Официальное оформление гарантии, согласно ТК РФ;

• Работа в атмосфере поддержки и дружелюбия, чутком отношении коллег;
• После успешного прохождения испытательного срока - расширенная программа ДМС;
• Комфортный офис в современном Бизнес центре (несколько кафе, столовая, собственная кухня и место для приема пищи, чай, кофе, вкусняшки для хорошего настроения на работе).