Секретарь (отдел маркетинга)

Обязанности:

• Ведение бюджета и документооборота по брендам:
• Проверка и внесение поставщика в системы Компании
• Создание заявок, согласование договорных документов, подготовка документов для оплаты и финансового закрытия по активностям и проектам команды
• Ведение бюджетного файла (фиксировать затраты, номера заявок, переносить остатки, уметь комментировать изменения/отклонения) - совместная работа с координатором проектов

• Ведение документооборота по информационным файлам и промо материалам:
• Ведение таблицы для учета документооборота по заявкам на промо материалы и информационные файлы
• Создание заявок, согласование договорных документов, подготовка документов для оплаты и финансового закрытия
• Взаимодействие с менеджерами и секретарями препаратов

• Подготовка отчетов и аналитическая работа:
• Подготовка материалов для ежемесячных отчетов в зоне ответственности
• Авансовые отчеты
• Ежемесячная проверка бухгалтерских выгрузок
• Подготовка графиков и диаграмм для презентаций для внутренних клиентов
• Помогать формировать комплекты закрывающих документов по ТВ и сохранять еженедельные отчеты на One drive - совместная работа с координатором проектов

• Прочее:
• Помощь в подготовке презентаций
• Перевод презентаций и отчетов на английский язык
• Ведение и сопровождение календаря, помощь в организации встреч и мероприятий
• Оказание помощи линейному руководителю (по запросу)
• Участие в рабочих группах true compliance workshops, по подготовке новых SOP, политик, процедур

Требования:

• Опыт работы от полугода на административной позиции
• Высшее образование
• Знание английского языка на yровне intermediate
• Знание делопроизводства и правил ведения документооборота
• Деловая переписка
• Умение работать с оргтехникой и приложениями Microsoft
• Продвинутый пользователь Excel и PowerPoint

Условия:

• Работа в международной фармацевтической компании с высокими стандартами ведения бизнеса
• Офис в центре Москвы
• ДМС, включая стоматологию
• Компенсация питания
• Компенсация проезда на общественном транспорте
• Компенсация удаленного формата работы
• Гибридный график работы