Ассистент администрации (ТЦ МЕГА Теплый Стан)

Обязанности:

1. Ассистирование ресепшн администрации:

• прием входящих\исходящих звонков,

• прием входящей\ исходящей корреспонденции,

• регистрация входящей\ исходящей корреспонденции (конверты),

• бэкап сотрудника ресепшн на период отсутствия,

• заказ курьерских услуг,

• прием тмц (канцелярия, малоценка и т.д.),

• помощь арендаторам по текущим вопросам.

2. Помощь в ведении документооборота:

• создание DocFlow в CRM, актуализация статуса в системе,

• координация и контроль подписания со стороны МЕГИ,

• подшивка и передача в архив и Арендатору их копий документов.

3. Документооборот по нарушениям Арендаторов по основной и краткосрочной аренде (уведомления и штрафы – 60-90 документов в месяц):

• обработка заявок на портале с Актами о нарушениях,

• ведение реестра и статистики по зафиксированным нарушениям с классификацией согласно договору Аренды,

• проверка положений договоров аренды по спорным случаям у Арендаторов (при необходимости),

• создание Уведомлений/писем о нарушениях, организация процесса подписания ответственным лицами в ТЦ и Арендаторами, курирование процесса передачи уведомлений под подпись через магазины и на эл. Адреса.

4. Ведение деловой корреспонденции, документооборота отдела:

• обработка и оформление исходящих оф. писем арендаторам (нетиповые уведомления о нарушениях, в т.ч. МЧС, ответ на запрос о скидке, инфо о Сервисном сборе и т.д.), согласование в электронных системах (при необходимости),

• уведомления Арендаторов в рабочих чатах и на портале Арендаторов,

• распечатка, сканирование, визирование и подготовка документов на подпись ответственным лицам,

• координация отправки/получения деловых писем, корреспонденции,

• обработка и распределение входящей корреспонденции в отделе по ответственным,

• ведение архива.

5. Подготовка и обновление отчетов, реестров, архивирование документов:

• Список открытий и закрытий магазинов,

• Загрузка в CRM актов замеров помещений,

• Архивирование проектов Арендаторов.

6. Предоставление информации коллегам из других отделов, ЦО:

• работа по урегулированию претензий от посетителей к магазинам, кооперация с отделом Маркетинга,

• сбор и предоставление информации по запросу юристов, инженеров и т.д.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы на аналогичной позиции от двух лет.
• Хорошая память, высокий уровень организационных и коммуникативных способностей. умение работать в режиме многозадачности.
• Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку.
• Хорошее знание MS Office, умение работать с офисной техникой.

Условия:

• Официальное оформление.
• Стабильная, прозрачная система оплаты труда на высоком уровне.
• Пешая доступность офиса от м. Корниловская.
• Дружный коллектив.
• график работы с 9.00 до 18.00, с пн. по пт.