Ассистент руководителя с функцией HR (digital agency)

Добрый день!
Меня зовут Анна, я рекрутер и специализируюсь на найме в сфере Digital и IT.

Сейчас передо мной стоит задача найти для бутикового digital-агентства системного ассистента руководителя с функцией найма (HR), который станет правой рукой основательницы агентства и поможет выстроить порядок во внутренних процессах.

В приоритете кандидаты из Москвы, так как нужно иногда выезжать на подписание документов и рабочие встречи с руководительницей.

Что нужно будет делать

Организация процессов

• Вести календарь руководителя, согласовывать встречи.

• Контролировать дедлайны и помогать их не пропускать.

• Работать с CRM (постановка, контроль задач, таймеры).

• Вести базы: пароли, документы, оплаты.

• Работать с ИИ (ChatGPT и др.) для рутинных задач.

Коммуникации

• Фильтровать входящие запросы (почта, мессенджеры).

• Контролировать заявки клиентов и их передачу в отдел продаж.

• Искать контакты компаний из виш-листа.

• Организовывать поздравления и поддерживать коммуникацию с клиентами.

Документы и финансы

• Вести реестр договоров, ТЗ, оплат.

• Собирать документы для бухгалтера.

• Контролировать своевременность закрывающих документов.

HR-поддержка

• Размещать вакансии, собирать резюме.

• Проводить скрининг кандидатов и первичные собеседования.

• Назначать собеседования и вести кадровый резерв.

• Организовывать онбординг и адаптацию новых сотрудников.

Поддержка руководителя и личные задачи

• Делать протоколы встреч, расшифровки заметок.

• Искать информацию, готовить справки.

• Помогать в организации личных дел (врачи, спорт, поездки).

• Напоминать о датах и контролировать мелкие бытовые вопросы.

Тебе подойдёт эта работа, если ты:

• Любишь порядок, таблицы и чек-листы.

• Получаешь удовольствие от того, что «всё под контролем».

• Для тебя важно, чтобы работа была долгосрочной и стабильной.

• Ты умеешь быть «вторым номером», которому доверяют весь бэк-офис.

• Тебя радует, когда твой руководитель спокоен, а проекты идут по плану.

Мы ждём от тебя:

• Опыт работы ассистентом или project-координатором от 1 года.

• Системность: умение структурировать хаос и сводить всё в таблицы.

• Внимательность к деталям, аккуратность, дисциплина.

• Умение работать в Google Sheets, CRM (будет плюсом — опыт с Planfix).

• Готовность учиться новому (в том числе работе с ИИ).

• Спокойный, уравновешенный характер, ориентация на долгую работу.

Что ждёт тебя в агентстве:

• Доход = оклад + KPI (от 80 000 до 120 000 ₽). Точная сумма зависит от твоих навыков и ожиданий — обсудим на собеседовании.

• Развитие: ты будешь ассистировать руководителю одного из лучших агентств по версии Рейтинга Рунета.

• Команда: неформальная обстановка, все на равных, взаимопомощь на первом месте.

• Формат работы: удалёнка, гибкое время начала дня. Мы рассматриваем кандидатов из разных регионов.