Специалист отдела документооборота

Специалист отдела документооборота с фокусом на договоры

Наша компания специализируется на транспортировке строительных отходов и предоставлении контейнеров для строительных площадок. Мы работаем с 2018 года и за это время зарекомендовали себя как надежный партнер для строительных компаний, частных застройщиков и промышленных предприятий.

Обязанности:

Организация полного цикла договорной работы:

• Контроль за процессом подписания договоров (внутренними согласованиями, визированием у руководства, подписанием контрагентами).

• Проверка наличия всех необходимых подписей, печатей и приложений.

• Отслеживание сроков действия договоров и уведомление ответственных лиц об их окончании.

Работа с первичными учетными документами:

• Контроль за своевременным оформлением, подписанием и получением Универсальных передаточных документов (УПД) от контрагентов и направление УПД контрагентам.

• Проверка корректности заполнения УПД (соответствие договорам, счетам, наличие всех реквизитов и подписей).

Ведение электронного и бумажного архива:

• Формирование и систематическое хранение оригиналов договоров и УПД в соответствии с установленным порядком.

• Сканирование и сохранение электронных копий документов в нужных форматах.

• Присвоение документам корректных имен для быстрого поиска.

Ведение и актуализация реестра договоров:

• Постоянное ведение электронной таблицы (Excel) с данными по всем договорам.

• Обязательные поля для таблицы, которые нужны :

  • Номер договора

  • Дата договора

  • Контрагент (поставщик/покупатель)

  • Сумма договора

  • Срок действия

  • Статус (действует, завершен, на подписании)

  • Ответственный менеджер

Требования:

• Ключевые компетенции (Hard Skills):

• Опыт договорной работы или делопроизводства от 1 года.

• Знание основ делопроизводства и документооборота.

• Умение работать с 1С(бухгалтерия), ЭДО, Excel.

• Внимательность к деталям

• Опыт ведения реестров и баз данных (Excel).

• Знание основных требований к первичным учетным документам (что должно быть в УПД и договоре)

• Личностные качества (Soft Skills):

• Высокая степень ответственности и исполнительности.

• Организованность и системный подход.

• Усидчивость и внимательность.

• Коммуникабельность.

• Стрессоустойчивость.

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ, испытательный срок 3 месяца (з/п на испытательном сроке 55 т.р.);
• График работы 5/2 (08:00-17:00);
• Комфортный, обустроенный офис в центре города;
• Работа в стабильной компании без задержек по заработной плате;
• Командная работа в дружном, молодом коллективе;
• Адрес: г. Казань, ул. Хади Такташа, 1;