Руководитель канцелярии

Обязанности:

• Подчиняется непосредственно Генеральному директору

• В подчинении: специалист, помощник ГД в московском офисе; 9 функциональных подчиненных в обособленных подразделениях.

• Руководство канцелярией и функциональными работниками по направлениям:
• управление системой документооборота;
• формирование документального фонда;
• обеспечение управления деятельностью;
• обеспечение деятельности генерального директора.
• В области управления системой документооборота должен иметь следующие навыки:
• документационное обеспечение деятельности организации;
• организация работы с конфиденциальными документами и материалами;
• организация учета документов в программных продуктах и в специальных учетных журналах;
• организация экспедиционной обработки документов;
• контроль исполнения организационной ­распорядительных документов, решений и поручений;
• актуализация номенклатуры дел.
• В области формирования документального фонда должен иметь следующие навыки:
• организация оперативного хранения документов;
• проведение экспертизы ценности документов;
• проведение уничтожения документов.
• В области обеспечения управления деятельностью организации должен иметь навыки:
• организации бизнес-поездок работников;
• приема и переадресации телефонных звонков;
• обеспечения полиграфической и сувенирной продукцией;
• проведения деловых встреч, протокольных мероприятий, совещаний, конференций,

• заседаний, выставок и иных мероприятий.

• В области обеспечения деятельности генерального директора:
• Организация и ведение деловой переписки генерального директора;
• Доведение до сведения поручений и решений генерального директора, контроль их выполнения;
• Формирование и предоставление документальной информации, необходимой генеральному директору.
• Методологическое сопровождение деятельности канцелярии (мониторинг законодательства, составление регламентов, внедрении форм отчетности и т.д.).
• Оптимизация и автоматизация существующих бизнес-процессов отдела.

Требования:

• Высшее профессиональное образование

• Опыт работы на аналогичное должности не менее 5 (пяти) лет в организациях с численностью более 200 чел.
• Грамотная устная и письменная речь
• Знание ГОСТа по организационно-распорядительной документации и требованиям к оформлению документов
• Навыки делового письма и нормоконтроля документов
• Опыт работы с обособленными подразделениями
• Умение расставлять приоритеты.

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя
• Ненормированный рабочий день (+3 дня дополнительного отпуска): возможны нерегулярные задержки во время подготовки срочных документов и материалов к встречам
• Испытательный срок 3 месяца
• ДМС после испытательного срока.
• Наличие годовой премии по результатам работы за год.
• Возможность обучения в корпоративном университете.