Travel-ассистент для Руководителя компании

Чем предстоит заниматься:

• Планирование поездок: подбор оптимальных дат и маршрутов; бронирование авиабилетов, ж/д билетов, трансфера; поиск и бронирование отелей с учётом предпочтений (расположение, уровень комфорта, наличие бизнес‑зоны и т. д.).​​​​​​​​​​​​​​​​
• Документооборот и визовая поддержка: контроль сроков действия загранпаспортов и виз Руководителя и его семьи; сбор и подготовка документов для виз и разрешений; взаимодействие с визовыми центрами и консульствами.

• Организация деловых мероприятий: бронирование переговорных комнат в отелях или бизнес‑центрах; координация встреч и переговоров (согласование дат, времени, рассылка приглашений); подготовка базовых материалов (карты, схемы, контакты).

• Оперативная поддержка в поездке: отслеживание изменений в расписании рейсов (оповещение о задержках, отменах); организация экстренной замены билетов или брони; помощь в решении бытовых и логистических вопросов на месте (поиск клиник, аптек, ресторанов, услуг переводчика и т. п.).

• Финансовый и отчётный учёт: сбор и систематизация чеков и квитанций; формирование авансовых отчётов; согласование расходов с бухгалтерией и финансовым отделом.

• Персонализация и комфорт: учёт индивидуальных предпочтений (класс обслуживания, тип номера, диетические ограничения в питании и т.п.); бронирование дополнительных услуг (VIP‑залы, аренда авто, экскурсии, рестораны, театры, музеи, спортивные мероприятия, концерты);

• Информационная поддержка: предоставление актуальной информации о стране пребывания (погода, курс валют, культурная программа, безопасность); обновление контактов местных партнёров и служб; мониторинг новостей, влияющих на график поездки.

Что мы ожидаем от кандидата:

• Опыт работы персональным ассистент, travel-ассистентом от 3-х лет (опыт оформления виз обязателен);
• Разговорный английский язык (не ниже C1), готовность пройти тестирование;
• Владение Excel, Word, Power point (умение красиво подавать информацию в виде отчетов/ презентаций);

• Коммуникабельность, внимательность, грамотная устная и письменная речь;

Что мы предлагаем:

• Комфортный офис в центре Москвы (шаговая доступность от м. Охотный ряд/Арбатская);
• Официальное трудоустройство по ТК РФ, полностью официальная заработная плата;
• График работы с гибким началом рабочего дня (9:00/9:30/10:00 на выбор);
• Достойный уровень заработной платы (обсуждается с успешным кандидатом на собеседовании);
• Корпоративные спортивные мероприятия. (Для сотрудников в офисе оборудован спортзал, также проводятся бесплатные тренировки по пилатесу!

Уважаемые кандидаты, большая просьба в сопроводительном письме указать Ваш опыт в оформлении виз (в какие страны оформляли), уровень владения английским языком и ожидания в уровне заработной платы.