Бизнес-ассистент / Помощник руководителя учебного центра

О компании

Многопрофильный Учебный центр "Академия Альянс"

специализируется на услугах в области охраны труда (Обучение, Оценка проф. рисков, Аудит, Аутсорсинг, СОУТ). Дополнительное профессиональное образование в области пожарной, промышленной и электробезопасности, повышении квалификации, профессиональной подготовке персонала различного уровня и многое другое.

В связи с масштабированием бизнеса и расширением направлений деятельности руководителя, открываем вакансию проактивного ассистента с функциями операционного менеджера и приглашаем Вас в свой дружный коллектив. Подчинение коммерческому и генеральному директору.

Ключевые направления работы

1. Управление повесткой руководителя

• Планирование рабочего дня, ведение личного и бизнес-календаря в условиях многозадачности.
• Расстановка приоритетов встреч, звонков и задач.
• Фильтрация входящей информации (письма, звонки).
• Организация встреч и переговоров.
• Напоминания по ключевым событиям и дедлайнам.

2. Контроль исполнения поручений

• Трекинг выполнения задач сотрудниками.
• Контроль дедлайнов по ключевым направлениям деятельности учебного центра.
• Обеспечение обратной связи руководителю по статусам поручений.
• Постановка и контроль задач в AMO CRM.

3. Работа с действующими клиентами компании.

Сопровождение клиентов:

• Обеспечение бесперебойной коммуникации между клиентом и учебным центром. Деловая переписка. Инструкции, ссылки на материалы, контакты ответственных и так далее
• Контроль выдачи документов об обучении (удостоверения, свидетельства, дипломы) в установленные сроки.
• Формирование базы действующих клиентов, сегментация по направлениям обучения.
• Внесение данных в AMO CRM: фиксация взаимодействий, статусов, результатов
• Обеспечение информационной связности между подразделениями.

4. Работа с возражениями и конфликтами:

• «Сглаживание острых углов» до того, как вопрос дошел до руководителя.
• Передача сложных кейсов на проработку руководителю или методическому отделу с полной аналитикой.

5. Документооборот и отчетность

• Выставление счетов в базе 1С.

• Сбор и обработка первичной документации.
• Работа с договорами: договоры на обучение, с юридическими и физическими лицами.
• Подготовка презентаций, коммерческих предложений, аналитических отчетов.
• Подготовка аналитических справок и отчетов для руководства.

6. Корпоративная культура и внутренние активности:

• Запуск социальных активностей для сотрудников компании. Планирование мероприятий и их реализация.
• Организация поздравлений сотрудников.

7. Дополнительно:

• Отправка документов и почтовых отправлений.
• Подача документов в различные инстанции (Ростехнадзор).

Мы ожидаем, что вы

• Имеете опыт работы ассистентом руководителя или операционным менеджером от 2 лет (желательно в сфере образования).
• Уверенно работаете с AMO CRM, 1С Бухгалтерия, MS Office (Excel — сводные таблицы). Максимально уверенный пользователь компьютера.
• Навык быстрой печати на компьютере.
• Аналитические способности по работе с большим объёмом информации.
• Имеете опыт работы с действующими клиентами: сопровождение, решение текущих вопросов и так далее.
• Умеете управлять многозадачностью и дедлайнами.
• Умеете четко расставлять приоритеты в задачах.
• Инициативность, креативность и новые идеи для развития приветствуются.
• Способны самостоятельно реализовывать проекты от постановки задачи до финального результата без операционного участия руководителя.
• Обладаете навыками ведения переговоров с контрагентами.
• Умеете «сглаживать острые углы» и урегулировать конфликты до того, как они дойдут до руководителя.

Мы предлагаем

• Заработная плата: 70 000 + Ежеквартальные бонусы.
• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00. Пятница до 17:00.
• Оформление: по ТК РФ.
• Испытательный срок: 2 месяца.
• Полностью современное оборудованное рабочее место.
• Корпоративная мобильная связь.

P.S Просим в сопроводительном письме кратко описать свои сильные стороны и релевантный опыт работы.