Офис-менеджер с функциями делопроизводителя

ГЕНЭК — эксперт в сфере электроэнергетики «под ключ». Мы более 10 лет реализуем сложнейшие проекты: от проектирования и СМР до благоустройства и подключения абонентов. В нашем портфеле более 1000 успешных кейсов в Санкт-Петербурге.

Мы ищем внимательного и ответственного коллегу, который готов расти в профессиональной команде и поддерживать порядок и приятную атмосферу в офисе.

Что предстоит делать:

Ресепшн и коммуникации

• Встреча посетителей, контроль доступа в офис, сопровождение посетителей и обеспечение комфортных условий при приёме;
• Приём и распределение входящих телефонных звонков, электронной почты и бумажной корреспонденции, обеспечение корректной регистрации обращений;
• Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами;

Жизнеобеспечение офиса

• Мониторинг остатков и своевременный заказ канцелярских товаров, расходных материалов, питьевой воды, чая/кофе и продуктов для кухни/переговорных;
• Взаимодействие с поставщиками и обслуживающими службами: контроль качества клининга, организация ремонта мебели и оргтехники, решение вопросов с арендодателем и управляющей компанией (ЖКХ, доступы, парковка);
• Контроль за исправностью офисной техники (принтеры, сканеры, кофемашины) и вызов мастеров при поломках;
• Поддержание эстетичного вида и порядка в зонах общего пользования (ресепшн, переговорная, кухня, санузлы);

Административная поддержка, документооборот и архив

• Ведение деловой переписки, подготовка и рассылка внутренних уведомлений, приказов, хозяйственных договоров и счетов;
• Печать, сканирование, копирование, подшивка и архивирование документации;
• Административная поддержка договорного отдела в части ведения электронного и бумажного архива договоров;
• Печать договорных документов, отправка контрагентам для подписания, контроль возврата оригиналов;
• Контроль наличия и своевременное продление офисных подписок, доступов к сервисам, корпоративных сим-карт;
• Помощь руководителю в решении административных и личных поручений (по необходимости);
• Помощь в организации корпоративных мероприятий, тимбилдингов, поздравлении сотрудников с Днем рождения и профессиональными праздниками;
• Сбор и передача в бухгалтерию авансовых отчетов, чеков и первичных документов.

Мы ждем от вас:

• Высшее или неоконченное высшее образование.
• Опыт административной работы от 1 года.
• Грамотную речь и навыки деловой переписки.
• Знание и ориентирование в видах договорных документов.
• Личные качества: исключительную внимательность к деталям, умение работать с большими объемами информации и пунктуальность.

Мы предлагаем:

• Стабильность: официальное оформление по ТК РФ с первого дня, полный соцпакет.
• Забота о здоровье: ДМС после первого года работы.
• Развитие: корпоративное обучение, внешние тренинги и реальная возможность карьерного роста.
• Атмосфера: лояльное руководство, молодой дружный коллектив и развитая корпоративная культура.
• Опыт: работа с экспертами в энергетической отрасли.
• Испытательный срок: 3 месяца ( на период испытательного срока зп. 80 тр)

Строй светлое будущее вместе с ГЕНЭК!