Секретарь (помощник) генерального директора

Обязанности:

• Полное административное сопровождение генерального директора.
• Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря встреч и мероприятий.
• Организация внутренних и внешних совещаний.
• Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции.
• Подготовка писем, приказов, распоряжений, служебных записок и иных документов.
• Контроль исполнения поручений генерального директора.
• Ведение деловой переписки.
• Организация электронного и бумажного документооборота.
• Прием телефонных звонков и посетителей.
• Подготовка презентаций, отчетов и других материалов по поручению руководителя.
• Организация командировок руководителя и сотрудников:
  • бронирование авиабилетов;
  • бронирование гостиниц;
  • оформление трансфера;
  • подготовка документов для получения виз (при необходимости);
  • оформление командировочных документов.
• Взаимодействие со всеми подразделениями компании.
• Выполнение иных поручений генерального директора.

Требования:

• Образование

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Дополнительное образование в области делопроизводства, документооборота или административной работы будет преимуществом.

• Опыт работы

• Опыт работы секретарем, помощником руководителя или офис-менеджером от 2 лет.
• Опыт сопровождения руководителя будет преимуществом.

• Профессиональные навыки

  Обязательно:

• грамотная устная и письменная речь;
• высокий уровень владения русским языком;
• уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• опыт работы с офисной техникой;
• навыки деловой переписки;
• ведение документооборота;
• умение организовывать встречи и совещания;
• опыт организации командировок;
• умение работать с большим объемом информации;
• высокая скорость печати.

• Будет преимуществом:

• знание английского языка на уровне, достаточном для бронирования гостиниц, авиабилетов и решения организационных вопросов;
• опыт работы в CRM-системах и системе электронного документооборота;
• уверенное владение сервисами онлайн-бронирования;
• умение использовать современные ИИ-инструменты (ChatGPT и аналогичные) для подготовки документов, поиска информации, оформления презентаций и автоматизации повседневных задач.

• Личные качества

• высокая организованность;
• ответственность;
• внимательность к деталям;
• исполнительность;
• грамотность;
• коммуникабельность;
• стрессоустойчивость;
• умение работать в режиме многозадачности;
• дипломатичность;
• пунктуальность;
• инициативность;
• аккуратность;
• доброжелательность;
• высокий уровень самоорганизации;
• соблюдение конфиденциальности.

• Мы ожидаем, что кандидат умеет

• самостоятельно организовывать свою работу;
• эффективно взаимодействовать с руководителями подразделений;
• соблюдать деловой этикет;
• быстро находить необходимую информацию;
• контролировать сроки исполнения поручений;
• работать с конфиденциальной информацией;
• расставлять приоритеты и оперативно реагировать на изменение задач.

Условия:

• оформление по ТК
• белая з/п