Руководитель секретариата

Чем предстоит заниматься:

• Организация, поддержка и контроль работы Подразделения, обеспечение взаимозаменяемости сотрудников;
• Разработка внутренних документов в части взаимодействия сотрудников Центра бизнес-поддержки, определения стандартов функции;
• Управление командой: подбор и адаптация новых сотрудников, разработка и внедрение программ развития и мотивации сотрудников, регулярная оценка эффективности (KPI сотрудников Центра);
• Разработка, внедрение и актуализация тревел-политики компании, обеспечение единых подходов и правил оформления командировочных расходов во всех ЮЛ компании;
• Управление бюджетом на командировочные расходы: контроль соблюдения лимитов, исполнения бюджетов на командировки, формирование предложений по оптимизации годового тревел-бюджета;
• Проведение регулярных тендеров (в рамках действующих в компании процедур) по выбору основного и резервного поставщиков;
• Участие в разработке (формирование бизнес-требований) к автоматизированной системе оформления служебных командировок // администрирование системы
• Формирование регулярной аналитической отчетности (анализ структуры расходов / выявление лидеров командировок / превышения установленных в компании лимитов и пр).

Наши пожелания к кандидатам:

• Навыки в разработке и внедрении тревел-политики, описании действующих бизнес-процессов и формировании требований к целевому тревел-процессу, управление бюджетом на командировки, контроль лимитов на проживание и формирование предложений по оптимизации расходной составляющей тревел-процесса, взаимодействие с контрагентами и опыт заключения договоров, участие в организации тендерных процедур;
• Организация процесса административного сопровождения руководителей, навыки подбора, адаптации, обучения и мотивации бизнес-ассистентов, взаимодействие с руководством компании в части сбора требований к кандидатам и получения регулярной обратной связи о результатах работы помощников, обеспечение взаимозаменяемости бизнес-ассистентов и выстраивание бесперебойной поддержки руководителей;
• Участие в разработке процессной модели по функции бизнес- и тревел-поддержки, разработка показателей эффективности тревел-менеджеров и бизнес-ассистентов.

Личные качества:

• Стрессоустойчивость;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Знание делового этикета;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Клиентоориентированность;
• Готовность обеспечивать высокий уровень сервисных направлений тревел- и бизнес-поддержки;
• Самостоятельность в принятии решений.

Мы предлагаем:

• Доступ к современным AI-инструментам;
• Работу в стабильной и активно развивающейся компании – лидере инвестиционного рынка;
• Современный стек технологий, амбициозные проекты, возможность профессионального развития;
• Расширенную программу ДМС с первого месяца работы (стоматология, страхование жизни, страхование выезжающих за рубеж, психолог, телемедицина, возможность подключить родственников к программе ДМС по корпоративным тарифам).