Русаковская улица 13
Обязанности:
1. Тайм-менеджмент и планирование:
● Составление, корректировка и защита рабочего графика руководителя;
● Организация встреч, совещаний и переговоров, включая бронирование переговорных комнат;
● Напоминание о дедлайнах и важных событиях.
● Административная поддержка, планирование и составление расписания руководителя, обеспечение своевременного информирования;
● Составление полного расписания (план-графика), комплексная организация встреч, комитетов, поездок, выездных встреч, видео конференций и организация досуга , подбор информации и бронирование билетов на мероприятия, ресторанов, переговорных зон, доступов на проекты;
● Участие в управлении недвижимым имуществом, контроль эксплуатационных и коммунальных платежей, организация и сопровождение строительных/ремонтных работ, уборки, взаимодействие с УК, непредвиденные ситуации;
● Участие в бизнес-процессах компании, контроль выполнения поручений руководителя, участие во всех встречах, бизнес-процессах;
2. Доĸументооборот и администрирование:
● Работа с корреспонденцией: фильтрация писем, распределение звонков и ведение деловой переписки;
● Подготовка, редактирование и архивация документов (договоры, приказы, отчеты);
● Создание презентаций и сбор аналитических данных.;
3. Контроль исполнения задач:
● Отслеживание статуса поручений, данных руководителем сотрудникам;
● Оперативное осуществление платежей по поручениям руководителя;
● Ведение протоколов на совещаниях и фиксация договоренностей;
● Составление инструкций и регламентов, безопасность, обучение и контроль;
● Взаимодействие с подрядчиками и партнерами;
4. Координация поездоĸ (Travel-сопровождение):
● Организация командировок: заĸаз билетов, бронирование отелей, трансферы;
● Визовая поддержка (подготовка документов, взаимодействие с визовыми центрами);
5. Выполнение личных поручений:
● Организация личных встреч и мероприятий;
● Поиск и найм сотрудников персонала, включая оформление с учетом миграционного законодательства;
● Координация работы персонала личного офиса руководителя;
● Медицинское сопровождение, организация проверок здоровья руководителя и членов его семьи;
● Контроль и оптимизация личных финансов семьи руководителя;
● Управление бытовыми вопросами (помощь в организации рабочих дел, заказ услуг).
Требования:
● Опрятный внешний вид, деловой дресс- код;
● Высшее экономическое или юридическое образование обязательно;
● Опыт бизнес-ассистентом ( от 5 лет);
● Опыт с аналитикой, поиском информации, работа с ИИ;
● Опыт быстрозаписи, стенографии, конспектирования;
● Фиксация малейших деталей коммуникации: развернутые отчеты каждой встречи или совещания;
● Опыт визуального анализа с применением переговорных воронок: разрыв шаблона, методы маятника, провокация, встречный анализ, контр продуктивность, смещение фокуса
● Опыт детальных организаций встреч, работа с техникой как в офисе, так и выездная;
● Знание делового этикета, тактики бизнес переговоров;
● Безупречная организованность: умение работать в режиме многозадачности, грамотно расставлять приоритеты, пунктуальность и внимание к деталям, от которых зависит имидж руководителя;
● Стрессоустойчивость и эмоциональный интеллект: способность сохранять спокойствие и выдержку в кризисных ситуациях, гибко реагировать на смену планов и конструктивно воспринимать критику;
● Ответственность, самостоятельность и инициативность: готовность принимать осмысленные решения, способность предвидеть потребности руководителя и решать поставленные задачи без лишних напоминаний;
● Коммуникабельность и дипломатичность: навыки делового общения и ведения переговоров, умение находить подход ĸ разным людям, соблюдение строгой конфиденциальности (профессиональная этика);
● Выдержка и самообладание: способность не реагировать на провокационные вопросы коллег или партнеров и не использовать полученную информацию в личных целях.
● Улыбка, сдержанность и ум являются преимуществом.
Условия:
● Официальное трудоустройство;
● Работа в крупной компании, одном из лидеров в отрасли управления недвижимостью;
● Конкурентный доход;
● Комфортный очный график работы 5/2 с 10 до 19;
● Корпоративное и индивидуальное обучение, возможность участия в конференциях;
● Насыщенная корпоративная жизнь, развитая сеть внутренних комьюнити;
● Работа в комфортном офисе в ЦАО очно.
