Личный ассистент руководителя / Executive Assistant

ИННОПРОМ — российская компания, работающая с крупными предприятиями по всей стране, в том числе с РУСАЛом. Мы выполняем задачи, в которых важны не формальное соблюдение инструкций, а скорость, точность и способность самостоятельно находить решение.

Сейчас мы ищем человека, который станет операционным партнером руководителя и фактически возьмет на себя организационную сторону его работы и жизни офиса.

Это не позиция классического офис-менеджера. Нам не нужен человек, которому нужно подробно объяснять, что и как сделать, или который считает своей основной задачей заказать воду и встретить курьера.

Нам нужен сильный профессионал, которому можно поставить задачу в двух словах — и быть уверенным, что вопрос будет закрыт.

Вы сами разберетесь, с кем связаться, что уточнить, какие документы подготовить, кого подключить и что проконтролировать. Если для решения вопроса нужно выйти за рамки привычного алгоритма — вы это сделаете. Если видите, что какой-то процесс можно организовать лучше, быстрее или надежнее — предложите и внедрите решение.

Идеальный результат вашей работы — руководитель не думает о большинстве организационных вопросов вообще.

При этом мы ожидаем безупречного уровня в деталях: документы, встречи, поездки, коммерческие предложения, работа офиса, поручения руководителя — все должно быть сделано точно, вовремя и без необходимости перепроверять за вами.

Что будет в вашей зоне ответственности

1. Работа непосредственно с руководителем

• Быть правой рукой руководителя и самостоятельно закрывать широкий круг организационных и административных вопросов.

• Принимать задачи, расставлять приоритеты, контролировать сроки и доводить вопросы до результата.

• Выполнять бизнес- и личные поручения руководителя, включая travel-поддержку.

• Предугадывать потребности руководителя и заранее решать возникающие организационные вопросы.

• Освобождать руководителя от операционной нагрузки, оставляя ему время на действительно важные задачи.

2. Документооборот и коммерческая работа

• Готовить коммерческие предложения на основании информации от менеджеров.

• Вести документооборот и контролировать прохождение коммерческих предложений.

• Готовить договоры поставки, транспортировки, аренды: вносить данные, согласовывать условия с ответственными сотрудниками, контролировать дальнейшее движение документов.

• Регистрировать входящую и исходящую документацию.

• Организовывать получение и отправку корреспонденции через Почту России и курьерские службы.

• Контролировать, чтобы документы и связанные с ними задачи не «зависали» и доходили до результата.

При этом мы специально подчеркиваем: мы не ищем человека, который будет весь день заниматься хозяйственными мелочами. Заказать воду, вызвать мастера или организовать уборку — несложно. Важно другое: профессионал умеет выстроить это так, чтобы подобные вопросы решались быстро и практически не занимали его рабочего времени.

3. Офис и его бесперебойная работа

• организация работы уборщицы и контроль качества;

• поддержание порядка и исправности офиса;

• заказ воды, кофе, чая, продуктов, канцелярии и хозяйственных товаров;

• обслуживание кофемашины;

• учет и хранение материалов, включая брендированную продукцию;

• взаимодействие с подрядчиками и поставщиками;

• решение возникающих хозяйственных вопросов без постоянного привлечения руководителя.

4. Водитель, командировки и логистика

• Составление графика работы водителя.

• Оформление доверенностей, путевых листов и необходимых документов.

• Организация командировок: билеты, отели, трансферы, встречи, посещение объектов.

• Составление понятного плана поездки и контроль всех организационных деталей.

• Организация встреч, совещаний и мероприятий, включая корпоративные мероприятия.

Что мы ожидаем от кандидата:

Нам нужен опытный административный профессионал, а не человек, который только начинает карьеру.

Для этой работы важны:

• опыт работы личным ассистентом руководителя, executive assistant, офис-менеджером высокого уровня, административным руководителем или на сопоставимой позиции;

• способность самостоятельно организовать свою работу и работу других людей;

• высокая скорость работы без потери качества;

• внимательность к деталям и безупречная работа с документами;

• грамотная устная и письменная речь;

• уверенное деловое общение по телефону и лично;

• умение спокойно решать нестандартные и срочные вопросы;

• привычка не просто выполнять поставленную задачу, а доводить ее до конечного результата;

• способность работать с конфиденциальной информацией;

• уверенное владение MS Word, Excel (в том числе формулы и сводные таблицы), PowerPoint.

Очень важна самостоятельность.

Если вы привыкли ждать подробной инструкции, эта вакансия вам, скорее всего, не подойдет.

Если же ваш подход звучит как: «Я поняла задачу. Остальное я решу сама и вернусь с результатом» — нам стоит познакомиться.

Будет преимуществом:

• Навыки работы в CorelDRAW, Photoshop и других графических редакторах.

• Опыт организации сложных командировок и мероприятий.

• Опыт работы с договорами и первичной документацией.

• Опыт взаимодействия с подрядчиками, поставщиками и сервисными компаниями.

Условия:

• График: 5/2, с 9:00 до 18:00.

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.

• Оплачиваемый отпуск и больничные.

• Своевременная выплата заработной платы в полном объеме.

• Премии за стаж и успешно реализованные проекты.

• Подарки на дни рождения.

• Современный отдельный офис с собственной парковкой.

• Оборудованная кухня: холодильник, микроволновая печь, посудомоечная машина.

• Небольшой профессиональный коллектив, где каждый действительно влияет на результат.

• Возможность профессионального и карьерного роста вместе с компанией.

Важная информация:

• Рассматриваем кандидатов с соответствующими зарплатными ожиданиями.
• В процессе отбора предусмотрено тестовое задание.
• Отбор ведет человек, без участия ИИ. Из сопроводительного письма мне будет интересно узнать, почему вы решили откликнуться на эту вакансию и какой опыт делает вас сильным кандидатом на позицию правой руки руководителя.