Секретарь руководителя

Обязанности:

• прием и распределение входящих звонков, ведение деловой переписки;
• работа в системе электронного документооборота (СЭД): получение поручений, распределение поручений в функциональные подразделения, контроль ответов на поручения, составление ответов на поручение;
• работа с входящими письмами (регистрация, распределение по исполнителям, контроль ответа);
• работа с исходящими письмами (подготовка, регистрация, подпись, отправка, контроль получения получателем);
• получение и отправка писем через Почту России (забор писем, передача писем по необходимости);
• ведение реестра исходящих и входящих писем, а также архивных папок в Документах в сканированном виде и в тестовом варианте;
• работа с ЭДО (Диадок контур), контроль подписания документов, ведение журнала учета передачи документов в бухгалтерию, подписание документов.
• организация работы с документами в приемной учреждения: получение, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация поступающих документов, доведение до непосредственных исполнителей распоряжений руководителя, контроль исполнения документов и поручений руководителя;
• ведение протокола совещаний, подготовка информации;
• ведение графика встреч руководителя;
• организация работы с посетителями в приемной учреждения;
• ведение документооборота учреждения, подготовка документов для сдачи в архив;
• участие в проведении мероприятий, организуемых учреждением;
• выполнение поручений руководителя и индивидуальных задач заместителей директора Центра.

Требования:

• высшее образование - бакалавриат (предпочтительно направление «Документоведение и архивоведение», гуманитарное);
• стаж работы от 1 года по выполнению работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации;
• опыт работы в системе электронного документооборота;
• знание правил составления и оформления служебных документов, писем, приказов;
• знание основ делопроизводства;
• способность работать с большим объемом информации, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• умение учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• развитые коммуникативные способности;
• владение этикой делового общения;
• грамотная письменная и устная речь;
• высокий уровень ответственности;
• внимательность;
• стрессоустойчивость;
• прохождение обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Условия:

• пятидневная рабочая неделя, выходные дни: суббота, воскресенье;
• режим полного рабочего дня с 9:00-18:00;
• официальное трудоустройство с соблюдением требований трудового законодательства;
• размер заработной платы определяется уровнем компетенций и опытом кандидата;
• дополнительное премирование по итогам работы за месяц, квартал, год, при наступлении знаменательного события в жизни трудового коллектива (празднование День физкультурника и др.).