Секретарь / Специалист по документообороту

АНО «Испытательный центр «НОРТЕСТ» — аккредитованная испытательная лаборатория с более чем 30-летней историей. Мы работаем в сфере экологических исследований и инженерных изысканий, проводим исследования воды, почвы, воздуха и других объектов окружающей среды.

Сегодня НОРТЕСТ — это более 6 500 организаций-клиентов и свыше 4 000 исследуемых проб ежемесячно. В работе одновременно находится большое количество заказов и документов, поэтому нам нужен специалист, который поможет поддерживать порядок в документах и ежедневной работе офиса.

Ищем внимательного, организованного и доброжелательного специалиста, который умеет работать с документами, не боится большого количества задач и спокойно взаимодействует с коллегами и клиентами.

Чем предстоит заниматься

• Работать с документами по клиентским заказам: протоколами испытаний, счетами, УПД, договорами и приложениями.
• Отслеживать готовность протоколов испытаний по клиентским заказам.
• Контролировать отправку документов клиентам и возврат подписанных документов.
• Организовывать отправку документов клиентам почтой и курьерскими службами.
• Вести внутренний учёт и электронный документооборот.

Работа с менеджерами и клиентами

• Помогать менеджерам отдела продаж в текущей работе с документами и заявками.
• Работать в Bitrix24, Excel и внутренних таблицах учёта.
• Вести деловую переписку по организационным вопросам.
• Принимать входящие звонки и при необходимости переадресовывать их ответственным специалистам.
• Взаимодействовать с клиентами по вопросам получения и отправки документов.

Офисная поддержка

• Заказывать канцелярию и расходные материалы.
• Помогать в решении текущих административных вопросов офиса.
• Поддерживать порядок в документах, электронных папках и рабочих материалах.

Что важно для работы

• Опыт работы с документами, документооборотом или офисной поддержкой от 1 года.
• Опыт работы с Bitrix24, ЭДО (Диадок или аналоги).
• Понимание основных видов деловой документации: счета, УПД, акты, договоры.
• Уверенный пользователь ПК, хороший уровень Excel.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Внимательность к данным, реквизитам и деталям.
• Усидчивость и способность спокойно работать с большим объёмом однотипных задач.
• Умение одновременно вести несколько задач и контролировать их выполнение.
• Способность самостоятельно разобраться в нестандартной ситуации и найти решение.
• Доброжелательность, корректность в общении и умение работать в команде.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с первичной документацией.
• Опыт работы с клиентскими документами в B2B.
• Опыт работы с номенклатурой или технической документацией.
• Опыт работы в 1С.

Что мы предлагаем

• Официальное оформление по ТК РФ.
• Заработная плата — 60 000 ₽ на руки, уровень дохода обсуждаем в зависимости от опыта и навыков.
• График 5/2, с 8:30 до 17:00.
• Работа удаленно
• Стабильная работа в аккредитованной лаборатории с более чем 30-летней историей.
• Понятный участок работы и поддержка на этапе адаптации.
• Обучение на старте: покажем внутренние процессы и работу в используемых системах.
• Спокойная рабочая атмосфера и команда, с которой можно взаимодействовать напрямую.

Если вам нравится порядок в документах, понятные процессы и работа, где важны внимательность и ответственность — будем рады познакомиться.