Секретарь учебной части

Обязанности:

• ведёт учёт, регистрацию, систематизацию и хранение организационно-распорядительной, учебной и отчётной документации учебной части в соответствии с требованиями законодательства РФ и локальных нормативных актов техникума;
• обеспечивает своевременное исполнение документов, поступающих в учебную часть, и контроль за их движением;
• готовит ответы на запросы, поступающих в учебную часть;
• готовит проекты распоряжений по вопросам, отнесённым к компетенции учебной части, и обеспечивает их оформление в установленном порядке;
• принимает от приёмной комиссии личные дела обучающихся, зачисленных на очную форму обучения, проверяет их комплектность и правильность оформления, при выявлении недостающих документов организует их доукомплектование;
• ведёт личные дела обучающихся очной формы обучения в течение всего периода обучения путём систематического пополнения документами (копиями или выписками из приказов о переводе, академическом отпуске, поощрениях и дисциплинарных взысканиях, характеристиками кураторов), контролирует их комплектность и сохранность в условиях, исключающих несанкционированный доступ, и организует своевременную сдачу дел в архив техникума по окончании обучения (выпуск, отчисление) в соответствии с номенклатурой дел и требованиями архивного законодательства Российской Федерации;
• оформляет и выдаёт справки об обучении студентов очной формы обучения, копии аттестатов об основном общем и среднем общем образовании, архивные справки, а также справки, подтверждающие подлинность дипломов о среднем профессиональном образовании;
• оформляет студенческие билеты и зачетные книжки студентов очной формы обучения;

В рамках работы с документами государственного образца:

• осуществляет подготовку, оформление и печать документов государственного образца (дипломов, приложений к ним, свидетельств о профессии рабочего, должности служащего, приложений к ним и их дубликатов) с использованием программного обеспечения в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и нормативных актов образовательной организации;
• ведет книги выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании, свидетельств о профессии рабочего, должности служащего и их дубликатов;
• подготавливает акты списания бланков строгой отчетности;
• обеспечивает корректность ввода данных в программу «Диплом-Стандарт», их проверку на соответствие сведениям из приказов о выдаче документов об образовании и личных дел выпускников;
• оформляет копии документов государственного образца (дипломов, приложений к ним, свидетельств о профессии рабочего, должности служащего, приложений к ним и их дубликатов) и вкладывает их в личные дела студентов (выпускников);
• обеспечивает подготовку и оформление сведений, подлежащих внесению в федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» (ФИС ФРДО).

В рамках работы с информационными системами и оргтехникой:

• осуществляет ведение учётной, аналитической и отчётной документации в автоматизированных информационных системах образовательной организации (включая программные продукты типа «1С:Колледж», Диплом-Стандарт» и иные цифровые платформы);
• работает с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой и интернет-браузерами.

В рамках соблюдения правовых и организационных требований:

• соблюдает требования законодательства РФ, правил охраны труда, пожарной безопасности и конфиденциальности персональных данных;
• руководствуется Конвенцией о правах ребенка, этическими нормами и правилами делового общения при взаимодействии с участниками образовательного процесса;
• выполняет поручения заведующего учебной частью и заместителя директора по учебно-воспитательной работе в рамках данной должностной инструкции.

Требования:

• высшее образование;
• наличие справки об отсутствии/наличии судимости;
• наличие медицинской книжки (при необходимости - оформляется);

Условия:

• официальное трудоустройство;
• медицинские осмотры за счет работодателя;
• комфортный график работы на летний каникулярный период.