Секретарь - помощник руководителя

Обязанности:

• Прием и распределение звонков (мини-АТС)

• Контроль работоспособности оборудования (АТС, дезинфекторы воздуха, оргтехника прочая)

• Работа с входящей-исходящей корреспонденцией (регистрация, учет, своевременная переадресация, архивация в соответствие с регламентом)

• Составление и отправка/получение деловой корреспонденции почтой РФ.

• Оформление договоров с заказчиками, поставщиками, подрядчиками по шаблонам организации. Ведение реестра договоров.

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярия, вода, офисная мебель, оборудование).

• Управление и контроль работы мастеров уборки бц компании (2 человека).

• Оформление пропусков на объекты для физических лиц и на транспортные средства,

• Взаимодействие с СРО,

• Учет, контроль и оплата коммунальных услуг зданий бц компании.

• Размещение рекламы свободных помещений на авито.

• Взаимодействие с текущими и потенциальными арендаторами, согласно регламента компании

• Подготовка (сканирование/копирование/проверка комплектности) документов для регистрации иностранных граждан.

• Заказ рекламных материалов и печатей (визитки, брошюры, рекламная продукция, наклейки, брендирование канц. товаров, печати),

• Печать и брошюровка проектной документации,

• Помощь в сборе первичной документации, рассылки актов сверки,

• Организация ухода за растениями внутри бц и зелеными насаждения снаружи,

• Организация визитов руководства к нотариусу, заказчику, в прочии компании и учреждения.

• Заказ авиа и ж\д билетов, организация поездок руководителя.

• Поручения руководителей.

Требования:

• ⁠внимательность

• грамотная речь и коммуникабельность

• педантичность и организованность

• умение планировать работу и добиваться результата

• способность самостоятельно определять иерархию задач

• навык работать в режиме многозадачности и разнозадачности

• ⁠знание word (форматирования, списки, оглавления, шаблоны документов, проверки документов)

• знание excel ( элементарные формулы, списки, фильтры, копировать и вставлять ссылки, писать правила для ячеек и тп)

• навык ⁠быстрого поиск и обработка информации

• знание основ делопроизводства и обычаев делового оборота

• смелость уточнять недопонятое сразу и до получения ясности

• проактивность

• опыт от 3 лет

• способность к долгосрочному сотрудничеству

Условия:

• пятидневка с 9 до 18
• стильный офис в собственном бц компании
• оформление по ТК РФ
• коллектив единомышленников
• корпоративное обучение
• адекватный, вежливый руководитель

Преимуществом будет: опыт работы в строительных компаниях, умение работать в Битрикс24, положительные отзывы с предыдущего места работы.