Офис-менеджер/делопроизводитель

Вакансия открыта в компании, осуществляющей функцию Заказчика, концессионера в реализации современного, экологичного и социально-значимого транспортного проекта на территории Санкт-Петербурга – трамвайной линии «Славянка», который призван решить проблему транспортной доступности густонаселённых районов юга города.

Проект подразумевает 21 км трамвайных путей с сопутствующей инфраструктурой: мосты, остановочные комплексы, депо, тяговые подстанции, сети.

Обязанности:

• Ведение документооборота компании (в т.ч. работа с первичной бухгалтерией, подготовка и сдача в архив иной документации, включая электронную регистрацию).
• Организация совещаний, в том числе посредством видео-конференц связи;
• Ведение календаря руководителей, внесение встреч в outlook;
• Контроль исполнения поручений руководителей, своевременной подготовки писем сотрудниками;
• Ведение протоколов совещаний;
• Рассылка Протоколов заинтересованным сторонам и внесение их в 1 С;
• Сшивка и подписание Протоколов;
• Регистрация и архивное хранение Протоколов, ведение архивов протоколов;
• Оформление приказов, служебных записок, доверенностей, внесение их в 1С;
• Подготовка и рассылка информационных писем и объявлений;
• Подготовка исходящих писем контрагентам, контролирующим органам и партнерам;
• Внесение исходящей корреспонденции в 1С;
• Регистрация договоров в 1С и передача их в архив;
• Регистрация входящей корреспонденции;
• Подготовка корреспонденции для согласования с руководителем;
• Travel-поддержка руководителей, регистрация на деловые мероприятия, выставки;
• Обеспечение корпоративной связью сотрудников;
• Административно-хозяйственный функционал (закупка канцелярии, воды и т.д.) на период замещения/отсутствия офис-менеджера;
• Работа с первичной бухгалтерией, оформление, приемка-передача счетов на оплату в бухгалтерию;
• Оформление и отправка писем Почтой России, экспресс-почтой (при отсутствии офис-менеджера);
• Проверка исходящих писем на грамотность, проверка орфографии и пунктуации, исправление ошибок при их наличии;
• Выполнение поручений руководителя.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт аналогичной работы от 2 лет;
• Навык ведения деловой переписки, ведения делопроизводства, ведения протоколов совещаний;
• Устная и письменная грамотность, опрятный внешний вид;
• Опытный пользователь ПК: 1С Документооборот, MS Office;
• Исполнительность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, любовь к порядку.

Условия:

• Работу в крупной дорожно-строительной Компании с развитыми корпоративными ценностями и стандартами;
• Пятидневный график работы с 09-00 до 17-45, в пятницу до 16:30.;
• Место работы - благоустроенный офис у ст.метро пл. Ленина (пешком 15 минут - 1,3 км);
• Компенсацию мобильной связи;
• Профессиональный и личностный рост;
• Корпоративные льготы: корпоративную сотовую связь, программы лояльности от партнеров (скидки в театры, на спортивные мероприятия, фитнес, скидки на квартиры у партнера-застройщика, обучение в автошколе); Спортивные и культурные мероприятия: спортивные игры, День дорожника, юбилейные даты Компании, организованные экскурсии по городу, тематические мастер-классы, корпоративную библиотеку;
• Мероприятия и подарки для детей сотрудников;
• Программы заботы о здоровье: полис ДМС.