О компании:
Мы управляем недвижимостью и инвестициями, развиваем туристические направления поездок для семейного отдыха и контролируем поставки оборудования и запасных частей для водного транспорта. В работе у вас будет доступ к департаментам компании (ИТ, юридический, бухгалтерия, безопасность), которым можно делегировать задачи и контролировать их исполнение. Мы ищем профессионального и организованного личного помощника, который возьмет на себя координацию и контроль всех этих процессов.
Обязанности:
1. Логистика и поддержка кругосветного путешествия:
• Планирование маршрутов яхты и организация заходов в порты.
• Бронирование перелетов, гостиниц и трансферов для команды и гостей.
• Взаимодействие с портовыми службами и международными партнерами.
• Контроль оформления виз, разрешений и страховых документов.
• Делегирование задач внутренним департаментам (юридический, бухгалтерия, ИТ, безопасность) и контроль их исполнения.
• Контроль за договорами с подрядчиками и поставщиками.
• Ведение переговоров на английском языке.
• Контроль бюджета и регулярная отчетность по расходам.
2. Travel-поддержка для семьи:
• Организация поездок для семьи (до 10 человек):
• Бронирование авиабилетов и жилья.
• Планирование экскурсий, мероприятий и досуга.
• Организация трансферов и сопутствующих услуг.
• Оперативное решение вопросов и форс-мажоров в процессе поездок.
3. Управление недвижимостью и инвестициями:
• Контроль состояния объектов недвижимости.
• Организация текущего обслуживания объектов (ремонт, уборка, обслуживание техники).
• Взаимодействие с управляющими компаниями и арендаторами.
• Мониторинг финансовых операций и расходов.
• Ведение отчетности.
• Делегирование задач департаментам компании и контроль их выполнения.
4. Контроль за ВНЖ;
• Управление процессами получения и продления ВНЖ для нескольких человек.
• Взаимодействие с юридическими департаментами и миграционными службами.
• Сбор и подача документов, контроль сроков и актуальности документов.
• Ведение календаря продления виз, паспортов и других документов.
5. Поставки и контроль договоров:
• Организация закупок оборудования и запасных частей для водного транспорта.
• Ведение переговоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок.
• Контроль выполнения условий договоров и платежей.
• Делегирование задач, связанных с поставками и документацией, профильным департаментам и контроль исполнения.
6. Работа с цифровыми инструментами:
• Ведение проектов и задач в системах Notion, Miro, Planfix.
• Организация и контроль за процессами с помощью цифровых инструментов.
7. Бюджеты и социальные сети:
• Ведение и контроль бюджетов по всем направлениям деятельности (путешествие, недвижимость, инвестиции).
• Ведение отчетности
• Взаимодействие с командой по созданию и публикации контента в социальных сетях.
Требования:
Опыт работы личным помощником, менеджером проектов или администратором.
• Свободное владение английским языком.
• Навыки работы с инструментами Notion, Miro, Planfix (или аналогичными).
• Опыт работы с бюджетами и отчетностью.
• Умение эффективно делегировать задачи и контролировать их исполнение.
• Опыт взаимодействия с различными внутренними департаментами (ИТ, бухгалтерия, безопасность, юридический).
• Организованность, внимательность и умение работать в режиме многозадачности.
Условия:
- Полностью удаленная работа без командировок.
• Гибкий график работы, адаптированный под задачи проекта и потребности семьи.
• Доступ к внутренним департаментам компании для решения текущих задач.
• Возможности профессионального и карьерного роста.
• Участие в масштабных международных проектах.
