Офис-менеджер

Обязанности:

• Обработка входящей/исходящей корреспонденции ( электронная почта, почта России, курьерские службы). Принимать входящую/исходящую корреспонденцию (бумажную и электронную), регистрировать её в журнале учёта или в системе электронного документооборота (СЭД) с присвоением регистрационного номера, даты поступления, краткой аннотации и данных отправителя, направлять внутренним получателям входящую корреспонденцию. Формировать реестры отправлений, отслеживать доставку, фиксировать получение ответов;
• Взаимодействие с филиалами и обособленными подразделениями;
• Взаимодействие со всеми структурными подразделениями ;
• Встреча гостей/оформление кофейного чайного стола;
• Прием/распределение входящих звонков;
• Работа в системе электронного документооборота (1С:Документооборот, 1С БИТ): регистрация корреспонденции, организационно-распорядительных документов и внутренних локальных актов; составление реестров (описи) документов, направляемых в филиалы/обособленные подразделения; прием/отправка документов по реестрам (описи). Вести учёт и обработку документов полученных по ЭДО, а также интегрировать в 1С:Документооборот. Взаимодействовать с операторами электронного документооборота, работать с электронной подписью, обеспечивать юридическую значимость электронных документов. Отправлять и принимать юридически значимые документы через ЭДО, проверять корректность входящих документов от партнёров, вести переписку по вопросам документооборота;
• Организация и контроль работы курьерской службы. Обеспечивать маршрутизацию документов (бумажных и электронных) внутри организации: направлять их ответственным исполнителям, контролировать передачу между подразделениями;
• Формирование отчетов/документов для сдачи в бухгалтерию/СВК по приобретенным товарам;
• Ведение договорных отношений с арендодателем по офису (дополнительные соглашения на изменение площади, стоимости арендуемых помещений);

• По заданию подразделений Омского филиала организовывать сканирование, индексацию и загрузку документов в СЭД, контролировать качество электронных копий. При необходимости подключаться к работе кадровой и бухгалтерской службы;

• Подготовка корпоративных мероприятий (порядка 100 человек, работа с исполнителями, оформление необходимой документации, отчетов)

• Выполнение поручений руководителя.

Требования:

- опыт работы от 1 года на административных позициях ( офис-менеджер, секретарь, администратор);

- грамотная устная/письменная речь;

- уверенный пользователь ПК и оргтехники;

- хорошее знание MS Office;

- опыт работы в 1С Документооборот;

- Хорошие коммуникативные и организационные навыки.

Условия:

• График работы 5/2 с 9.00ч до 18.00ч
• Оформление по ТК РФ
• Дружный коллектив
• Карьерный рост