Помощник руководителя \ офис менеджер

Обязанности:

• Тайм-менеджмент (составление, планирование, ведение календаря) руководителя, информирование его о совещаниях, сроках, встречах.
• Подготовка к встречам, совещаниям: сбор необходимых материалов, справок и документов по повестке оповещение участников о месте и времени проведения.
• Ведение протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений.
• Фиксация поручений сотрудникам, контроль сроков исполнения, коммуникация между руководством и сотрудниками.
• Организация и контроль служебных командировок (проездные документы, размещение, трансфер и т.д.).
• Ведение электронного и бумажного документооборота компании в полном объеме (прием/отправка, регистрация, сортировка входящей/исходящей корреспонденции, архивация).
• Ведение деловой переписки от имени руководителя и компании.
• Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования документов, представляемых на подпись руководителю.
• Прием и распределение входящих звонков.
• Организация работы офиса: телефония, интернет, рабочие места, взаимодействие с подрядчиками.
• Встреча посетителей, партнёров, подрядчиков; предоставление им необходимой информации.
• Взаимодействие с курьерскими службами.
• Разработка внутренней нормативной документации в рамках своей деятельности.
• Участие в организации корпоративных мероприятий.
• Выполнение поручений руководства, в т.ч. выездного характера.

Требования:

• Среднее специальное образование; высшее - предпочтительно, юридическое - дополнительный плюс.
• Опыт работы офис-менеджером, секретарем, референтом или личным помощником руководителя - более 6 лет.
• Обязателен опыт работы в строительной, проектной компании или у технического заказчика.
• Опыт ведения календаря первого лица компании и организации его рабочего дня.
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, PDF), офисной оргтехники, опыт работы в 1С:Документооборот – будет дополнительным плюсом.
• Грамотная устная и письменная русская речь, деловой внешний вид (наличие актуального фото в резюме обязательно).
• Дисциплинированность, стрессоустойчивость, дискретность (работа с конфиденциальной информацией).
• Проактивность, умение предугадывать потребности руководителя и находить решения в нестандартных ситуациях.

Условия:

• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00.
• Работа в стабильной, динамично развивающейся компании.
• Возможности для профессионального и карьерного развития.
• Офис: м. Лесная / м. Выборгская.