Администратор

Чем предстоит заниматься:

1. Обеспечение бесперебойной работы офиса:

• Жизнеобеспечение офиса Kept в Нижнем Новгороде (штат ~300 человек): поддержание чистоты, порядка и комфортной атмосферы
• Контроль качества услуг клининговой компании, взаимодействие с их представителем
• Выявление технических неисправностей (электрика, сантехника, мебель), организация заявок и контроль выполнения ремонтных работ
• Обеспечение офиса канцелярскими товарами, расходными материалами, продуктами (чай, кофе, печенье) и посудой
• Взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией, коммунальными службами, а также с внешними подрядчиками (курьеры, Почта России, такси компании)
• Взаимодействие с другими отделами по вопросам технической поддержки офиса

2. Закупки и работа с поставщиками:

• Подготовка, согласование и заключение договоров с поставщиками товаров и услуг
• Отслеживание своевременной оплаты счетов, контроль расходов в рамках утвержденного бюджета офиса
• Участие в проведении тендеров и сравнительных анализов для выбора новых поставщиков (по мере необходимости)

3. Административная поддержка и работа с документами:

• Ведение документооборота: своевременное подписание, передача контрагенту и в финансовый отдел, хранение, оплата счетов, контроль получения закрывающих документов, ведение реестров, выгрузка отчетов и т.п.
• Организация архива компании: передача документов на внешнее хранение, обработка заявок на извлечение документов, контроль сроков хранения
• Актуализация планов расстановки мебели в системе бронирования рабочих мест (WSM), подготовка отчетов по использованию площадей и посещаемости офиса
• Дежурство на ресепшн и организация гостеприимства посетителей в отсутствие штатного секретаря (в период отпусков/болезней)

4. Охрана труда и безопасность:

• Координация вопросов охраны труда и техники безопасности (взаимодействие со специалистом по ОТ, контроль наличия инструктажей, СИЗ, актуальности планов эвакуации)
• Контроль соблюдения правил пожарной безопасности и «Чистого рабочего стола» (Clean Desk Policy)

5. Организация мероприятий:

• Помощь в организации корпоративных мероприятий

Что для нас важно:

• Высшее образование
• Опыт работы в административной сфере 2-3 года
• Опыт работы с документами, компьютерная грамотность (Word, Excel, Outlook, ЭДО)
• Умение работать в команде и в режиме многозадачности
• Клиентоориентированный подход в работе, проактивность в решении нестандартных задач
• Стрессоустойчивость и готовность к интенсивному графику работы
• Развитые навыки коммуникации

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство, срочный трудовой договор с условием приёма на декретную ставку
• Корпоративное обучение: более 50 тренингов, доступ к изучению иностранных языков и электронной библиотеке
• Команда профессионалов, которые поддерживают друг друга и работают на результат
• Забота о сотрудниках: ДМС со стоматологией с первого месяца работы и скидка на ДМС для родственников, 5 оплачиваемых дней в году по болезни без оформления больничного, корпоративный спорт и мероприятия, скидки у партнеров, программа психологического здоровья, комфортный и стильный офис
• Конкурентная заработная плата, бонусы по итогам финансового года и годовой оценки сотрудника, премии за выдающиеся результаты