Помощник руководителя Департамента закупочной деятельности

Основные обязанности:

• Организация и ведение делопроизводства в Подразделении в соответствии с нормативными документами Банка.
• Приём, обработка и регистрация в корпоративной информационной системе электронного документооборота (далее – СЭД) и делопроизводства входящих документов, сканирование документов и размещение сканированного образа в регистрационно-контрольной карточке.
• Работа с исходящими документами за подписью руководителя Подразделения, прием документов на подпись руководителю Подразделения, регистрация документов в СЭД, осуществлять сканирование документов и размещение сканированного образа с подписью руководителя Подразделения в регистрационно-контрольной карточке, отправка исходящих писем, подписанных руководителем Подразделения, в соответствии с установленным в Банке порядком.
• Работа с внутренними документами Банка (служебные записки, нормативные и распорядительные документы и т.п.).
• Планирование рабочего дня руководителя Подразделения.
• Прием, передача и учет телефонограмм, факсограмм, телефонных звонков.
• Контроль исполнения поручений, выданных в адрес руководителя Подразделения и соблюдение сроков согласования документов.
• Подбор материалов и информации, необходимых руководителю Подразделения, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю Подразделения.
• Участие в формировании планов проводимых мероприятий, встреч, деловых переговоров.
• Информирование руководителя Подразделения о регламенте намеченных мероприятий и списке участников, приближении времени намеченных мероприятий, приближающихся значимых датах.
• Подготовка и обеспечение служебных командировок руководителя Подразделения.
• Организация приема посетителей в приемной руководителя Подразделения, проведение совещаний и переговоров у руководителя Подразделения, вызов на прием руководителей структурных подразделений и других работников Банка, организацию в установленное время личного приема посетителей руководителем Подразделения.
• Оперативное осуществление телефонной связи руководителя Подразделения с абонентами, осуществление переадресации входящих звонков, учет пропущенных телефонных звонков (тема, вопросы, обратная связь) с последующим докладом руководителю Подразделения.
• Поддержание базы телефонных контактов руководителя Подразделения в актуальном состоянии.
• Составление номенклатуры и описи дел Подразделения.

Основные ожидания:

• Высшее образование.
• Опыт работы в области документоведения не менее 3 лет, стаж аналогичной работы помощником руководителя подразделения не менее 2 лет.
• Владение ПК на уровне уверенного пользователя, умение пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации (Word, Exсel, электронной почтой и т.п.).
• Обработка больших массивов информации, оперативность в работе (выполнение поручений руководства в сжатые сроки), ответственность, исполнительность, обучаемость, стрессоустойчивость, коммуникабельность.

Условия:

Работа в офисе IQ-квартала Москва-Сити

Льготы и преференции для работников:

• добровольное медицинское страхование с 1 -го месяца работы;
• страхование жизни и страхование от несчастного случая;
• медицинский кабинет;
• кабинет психолога;
• корпоративный спорт (команды по разным видам спорта, спартакиады, он-лайн марафоны и пр.), интеллектуальные игры;
• корпоративное обучение (вебинары, воркшопы, тренинги, семинары и т.д.);
• корпоративные скидки в компаниях-партнерах (ДМС для родственников, фитнес, санаторно-курортное лечение, отдых для детей, бытовые услуги, операции с недвижимостью, юридические консультации, центры красоты и пр.)