Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация работы офиса:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (техническое, хозяйственное, продовольственное обеспечение).
• Взаимодействие с постоянными контрагентами.
• Контроль чистоты, порядка и уюта в офисе. Организация работы внешнего клининга.
• Взаимодействие со специалистами и администрацией БЦ, где находится офис.
• Контроль состояния оргтехники, коммуникаций, организация ремонта и технического обслуживания оборудования.

• Документооборот и делопроизводство:

• Регистрация, учёт, хранение входящей и исходящей корреспонденции, архивирование документов.
• Оформление счетов, договоров, доверенностей, писем, коммерческих предложений и иных документов.
• Приём и перенаправление входящих звонков коллегам.
• Информационное обеспечение работы коллег, приём и передача корреспонденции. Копировальные и множительные работы.

• Управление ресурсами и учёт:

• Обеспечение канцтоварами, продуктами, расходными материалами, ТМЦ, их приём, учёт, передача, хранение.
• Учёт выдачи/возврата ТМЦ. Проведение инвентаризации.
• Контроль работы корпоративных кабинетов.
• Взаимодействие с курьерскими службами и почтой РФ (прием, отправка корреспонденции и посылок).
• Организация встреч и командировок: заказ билетов, бронирование жилья и деловых помещений.

• Мероприятия и коммуникации:

• Участие в подготовке совещаний, корпоративных мероприятий.
• Помощь в организации мероприятий и поздравлений партнёров.
• Ведение календаря дней рождения сотрудников и контрагентов.
• Выполнение служебных поручений директора.
• Консультации по установленным вопросам.

• Личные и деловые качества:

• Проактивность, умение расставлять приоритеты, инициативность, ответственность.
• Умение работать с информацией, предлагать решения, превращать проблемы в рабочие задачи.
• Вежливость, пунктуальность, чистоплотность, внимательность к деталям.
• Самодисциплина, надёжность.
• Коммуникабельность, доброжелательность, отзывчивость, умение работать в команде.
• Готовность быстро обучаться, умение и желание задавать вопросы.
• Умение помогать и просить о помощи.

Требования:

• Опыт работы на схожей позиции – от 1 года.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Навыки обработки информации (поиск/сбор, анализ, систематизация, представление), работы с документами и делового общения (устно/письменно).
• Владение базовыми офисными программами (Word, Excel), умение работать с офисной техникой.

Условия:

• Работа в офисе, график работы – 5/2, 8 часов в день.
• Достойная, стабильная оплата труда.
• Дружный коллектив профессионалов.
• Лояльное руководство и система наставничества.
• Возможность роста и развития – личностного и профессионального.
• Офис в 10 минутах ходьбы от метро Красный проспект.