Офис-менеджер/Делопроизводитель/Помощник руководителя

Коротко о нас: НТЦ СФЕРА - российская высокотехнологичная инжиниринговая компания, эксперт в области систем контроля надежности и промышленной автоматизации, успешно выполняющая проекты на российских и зарубежных объектах в области энергетики.

Что мы гарантируем: Открытость коммуникаций и прозрачность всех процессов, способствующих продуктивному и комфортному рабочему процессу. Приятную дружественную атмосферу, которая позволит раскрыть Ваш потенциал. Развитие Ваших административных талантов и перспективы роста внутри Компании.

С нами Вы сможете: Внедрять новые технологии и реально влиять на конечный результат!

Обязанности:

• Поддержка руководителя;
• Прием и распределение звонков;
• Протоколирование совещаний;
• Ведение административного документооборота Компании (письма, договоры, акты, КС-и, документация);
• Ведение деловой переписки на русском, английском и в идеале турецком языках (подготовка писем, запросов, заявок);
• Электронный журнал учета входящих и исходящих писем 1С (по запросу);
• Оформление, согласование и направление договоров на сервисные услуги контрагентам;
• Подготовка и контроль сроков возврата закрывающих документов;
• Составление реестров, писем, договоров;
• Контроль сроков исполнения обязательств по административным договорам;
• Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам документооборота (запрос счетов/закрывающих документов/актов сверки);
• Подбор, заказ, возврат, изменение билетов, бронирование отелей;
• Административная поддержка других отделов (письма, документы, обучение, оформления, визы, справки);
• Пересылка входящей корреспонденции рабочим группам;
• Направление писем, запросов и ТКП заказчикам/поставщикам (по запросу);
• Постановка задач в Битриксе по просьбе руководителя;
• Подготовка необходимых документов по поступающим запросам (любым по необходимости: регистрация товарных знаков, регистрация программ, страхование, нотариат, запросы юристов, госуулуги, справки);
• Заказ и отслеживание переговорных комнат под мероприятие;
• Составление служебных записок, авансовых отчетов;
• Взаимодействие с курьерскими службами, официальная отправка документов (описи, заявки);
• Заказы канцелярии, офисных товаров, сувенирной продукции;
• Заказ пропусков, заявок на машины, бронирование парковки;
• Контроль за реализацией внутрикорпоративных конкурсов (например детского рисунка). Гуманитарная помощь;
• Работа с: Microsoft Office, Битрикс24; 1С, Excel, Яндекс сервисы, СКУД.
• Периодически: организация корпоративов, организация участия в выставках и прочие поручения касающиеся организации мероприятий;
• Периодически: поиск специалистов по эксплуатации помещения, взаимодействие с администрацией и бухгалтерией бизнесцентра;
• Периодически: анализ рынка товаров и услуг.

Требования:

• Образование высшее;
• Опыт в аналогичной должности от 3-х лет;
• Владение английским языком не ниже Upper-Intermediate;
• Владение турецким языком будет приоритетом;
• Опыт работы в инжиниринговой компании, будет приоритетом;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Отличное знание пакета Microsoft Office, Битрикс24; 1С, Excel;
• Исполнительность и умение работать в режиме многозадачности;
• Доброжелательность.

Условия:

• Официальное трудоустройство, в соответствии с ТК РФ;
• Своевременная зарплата;
• Годовой абонемент в фитнес клуб с бассейном на территории Б/Ц;
• 13 З/П;
• Уровень З/П обсуждается с успешным кандидатом;
• График работы: 5/2, работа в офисе;
• 35 часовая рабочая неделя.